Dokumentasi menjadi salah satu peryaratan di ISO 37001:2016. ISO 37001: 2016 memberi organisasi beberapa fleksibilitas tentang cara mendokumentasikan sistem manajemen antisuap (ABMS).
Berapa kumpulan dokumen minimum yang disyaratkan oleh standar ISO 37001?
Untuk memberikan bukti kesesuaian dengan Badan Sertifikasi yang nanti akan melakukan audit terhadap SMAP, pemohon atau organisasi bersertifikat ISO 37001 perlu mempertimbangkan dan menyimpan informasi terdokumentasi minimum sebagai berikut.
1. Berikut dokumen yang wajib dipelihara, mirip dengan prosedur, pedoman dsb :
- Ruang Lingkup Sistem Manajemen Anti Suap (Klausul 4.3)
- Kebijakan Anti Penyuapan (Klausul 5.2)
- Sasaran Anti Penyuapan & Perencanaan Untuk Pencapaiannya (Klausul 6.2);
- Prosedur Proses Ketenagakerjaan Untuk Semua Personel (Klausul 7.2.21)
- Prosedur Proses Ketenagakerjaan Untuk Personel Yang Memiliki Risiko Penyuapan (Klausul 7.2.2.2)
- Kesadaran Dan Pelatihan (Klausul 7.3)
- Prosedur Hadiah, Keramahtamahan, Donasi & Keuntungan Sejenis (Klausul 8.7)
- Prosedur Peningkatan Kepedulian – Pelaporan, Kerahasiaan, Pelarangan Pembalasan & Perlindungan (Klausul 8.9)
- Prosedur Investigasi & Penyelesaian Penyuapan (Klausul 8.10)
2. Berikut bukti catatan atau record yang wajib dibuat ;
- Identifikasi, Review Dan Penilaian Risiko Suap (Klausul 4.5)
- Pengendalian Pencapaian Sasaran (Klausul 6.2)
- Bukti Kompetensi Yang Berhubungan Dengan SMAP (Klausul 7.2.1)
- Bukti Penerimaan Salinan & Akses Terhadap Kebijakan & Pelatihan SMAP (Klausul 7.2.2.1)
- Bukti Pelaksanaan Training; Kapan;Materi;Peserta (Klausul 7.3)
- Bukti Pelaksanaan Uji Kelayakan Proyek, Rekan Bisnis & Personal (Klausul 8.2)
- Komitmen Anti Penyuapan Dari Rekan Bisnis (Klausul 8.6)
- Persetujuan Atas Hadiah Dan Keramahtamahan Di Atas Nilai Atau Frekuensi Yang Ditentukan (Klausul 8.7)
- Metode Dan Hasil Untuk Pemantauan, Pengukuran, Analisis Dan Evaluasi (Klausul 9.1)
- Bukti Pelaksanaan Audit Internal (Klausul 9.2)
- Bukti Tinjauan Fungsi Kepatuhan (Klausul 9.4)
- Hasil Tinjauan Manajemen Puncak (Klausul 9.3.1)
- Hasil Tinjauan Dewan Pengarah – Jika Ada (Klausul 9.3.2)
- Bukti Pengendalian Ketidaksesuaian Dan Tindakan Korektif (Klausul 10.1)
3. Beberapa hal yang dibutuhkan (necessary) dalam dokumentasi ISO 37001 ;
- Daftar Konteks Organisasi (Klausul 4.1)
- Daftar Kebutuhan & Harapan Pemangku Kepentingan (Klausul 4.2)
- Daftar Regulasi Yang Berhubungan Dengan Penyuapan (Klausul 4.2)
- Prosedur Penilaian Risiko Penyuapan (Klausul 4.5)
- Bukti Komunikasi Mengenai Kebijakan SMAP (Klausul 5.2)
- Bukti Penunjukan, Tugas & Tanggungjawab Dari Fungsi Kepatuhan (Klausul 5.3)
- Buku Induk Prosedur & Catatan (Klausul 7.5.3)
- Prosedur Pengontrolan Keuangan (Klausul 8.3)
- Prosedur Pengontrolan Non Keuangan (Klausul 8.4)
- Prosedur Internal Audit (Klausul 9.2)
- Prosedur Tinjauan Manajemen (Klausul 9.3)
- Prosedur Ketidaksesuaian & Tindakan Perbaikan (Klausul 10.1)
- Prosedur Tindakan Perbaikan Berkelanjutan (Klausul 10.2)
