MEJA KANTOR PENUH DENGAN KERTAS…?
Sepertinya sudah tidak asing lagi penggunaan kertas di Indonesia.
Dalam upaya meningkatkan efisiensi dan juga membantu lingkungan, sudah banyak bisnis di dunia yang mengubah sistem operasi mereka menjadi paperless system. Mengurangi penggunaan lembar kertas, beberapa bisnis sudah menggunakan sistem manajemen dokumen dalam bentuk digital.
Dengan berbagai macam software yang tersedia dapat mengkonversikan dokumen kertas menjadi versi elektronik yang dapat dengan mudah dipilih, diedit dan didistribusikan kepada orang lain.
Menurut Suryadi Noegroho, yaitu salah satu auditor dan trainer dari badan sertifikasi internasional (WQA APAC Certification) berikut adalah beberapa keuntungan terbesar dari kantor dengan prinsip paperless document:
- Mudah untuk dicari
Salah satu manfaat terbesar dari pengurangan penggunaan kertas adalah mudahnya menemukan file yang Kita butuhkan.
“Kita dapat mencari dokumen dengan mudah dan dari mana saja, seperti contoh kasus sesuai materi training dengan cukup banyak informasi yang pernah Kita arsipkan di dalam hard disk drive dan cloud (online storage) sangat mudah sekali Kita temukan”.
- Ramah lingkungan
Selain dokumen mudah ditemukan, dengan paperless documents juga membantu melindungi tumbuhan.
“Bukan hanya Kita menyelamatkan pohon, tapi dapat juga menyelamatkan polusi. Dengan tidak proses pengiriman faktur via email, maka tidak perlu kurir untuk mengantarnya sehingga mengurangi gas buang yang dihasilkan dari alat transportasi yang digunakan oleh kurir”.
- Menghemat ruang
Ruangan yang sebelumnya diperuntukan untuk meletakan dokumen-dokumen hard file dapat dimanfaatkan untuk meja kerja dan terlihat lebih rapi sesuai dengan konsep 5S (Short, Set in order, Shine, Standardize and Sustain).
- Berguna bagi pelanggan/ pihak lain
Selain efesiensi, paperless document ini juga dapat berguna sekali bagi perusahaan jasa, seperti retail (super market) dengan sistem aplikasi stok barang, para staf dengan USB/ Hard Disknya, para dosen dengan bahan ajar online, data-data hasil konsultasi oleh konsultan, dsb.
- Akses mudah
Manfaat teknologi yang digunakan saat ini mempermudah para staf dalam mengakses dokumen-dokumen tersebut, karena tidak perlu khawatir data-data dapat dilihat kapanpun darimanapun, seperti penggunaan email yang telah banyak diaplikasikan pada smartphone yang dapat digenggam kemanapun.
- Penambahan sistem keamanan data
Saat ini banyak media yang sudah dapat diinstal ke berbagai macam perangkat, seperti secure folder yang dapat dipasangkan sandi (password). Selain itu juga data-data/ dokumen yang tersimpan di email atau cloud sudah mengharuskan Kita mendaftarkan user id dan password guna memastikan pihak lain tidak mudah mengaksesnya.
Paperless Document ini salah satu metode peningkatan bagi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, sesuai dengan konsepnya “tulislah apa yang Anda kerjakan dan kerjakanlah apa yang Anda tulis”. Namun yang berbeda adalah dengan membiasakan diri dan meningkatkan kompetensi untuk menggunakan teknologi yang lebih baik sehingga akan lebih mudah dalam penerapan paperless documentation.
Contact
WQA APAC
Graha ISKA 165, 5th Floor, Jl Pramuka Raya No. 165
Jakarta, 10570 Indonesia
Phone : +6221 – 4260769, Hotline +628111496821 (Whatsapp)
Email : jakarta@wqa-sea.com, administration@wqa-sea.co.id, training@wqa-sea.co.id
