SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang memimpin proyek riset pada Universitas Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500.
Analisis SWOT pada awalnya dikembangkan sebagai alat perencanaan perusahaan. Analisis ini menggunakan data pembanding yang memungkinkan organisasi untuk mengevaluasi dirinya sendiri dan membantu mengembangkan dan membentuk strategi — termasuk untuk SMM. SWOT mengevaluasi lingkungan bisnis internal suatu organisasi melalui empat sumbu: Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman.
Prinsip analisis SWOT mudah dipahami:
- Apa yang baik di masa sekarang dan di masa lalu adalah kekuatan
- Apa yang buruk di masa sekarang dan di masa lalu adalah kelemahan
- Apa yang baik di masa depan adalah peluang
- Apa yang buruk di masa depan adalah ancaman
Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman adalah poros analisis. Masing-masing sumbu ini akan dianalisis sesuai dengan indeks berikutnya:
- Produk (apa yang kita sadari?)
- Proses (bagaimana kita mewujudkan produk?)
- Pelanggan (kepada siapa organisasi mengirimkannya?)
- Administrasi (dan bagaimana organisasi mengelola kegiatan ini?)
Apa perbedaan antara analisis PEST dan SWOT? Analisis PEST mengukur pasar dan lingkungan bisnis eksternal tempat unit bisnis aktif. Analisis SWOT mengukur faktor internal unit bisnis. Faktor-faktor analisis PEST tidak dapat dipengaruhi; faktor-faktor SWOT bisa. Cara yang paling efektif (dan mudah) untuk melakukan analisis SWOT adalah mulai dengan menjawab pertanyaan mengenai masing-masing parameter yang disebutkan sebelumnya.
Strength (Kekuatan)
Kekuatannya adalah atribut dan sumber daya internal yang mendukung untuk merealisasikan produk serta menetapkan, implementasi, pemeliharaan, dan peningkatan sistem manajemen mutu (SMM). Dengan kata lain, keuntungan yang dimiliki organisasi untuk mewujudkan produk atau layanan. Pertanyaan yang sesuai dalam kasus ini adalah
- Apa alasan bahwa organisasi akan mampu mencapai tujuannya (proses, administrasi)?
- Sumber daya mana dalam organisasi yang menguntungkan dan mendukung realisasi produk & proses?
- Pengetahuan mana dalam organisasi yang menguntungkan (produk, proses)?
- Proses mana yang mampu dilakukan organisasi lebih baik daripada yang lain (proses)?
- Harapan dan persyaratan pelanggan mana yang dapat organisasi penuhi dengan baik ?
- Apa alasan yang memnyebabkan pelanggan puas ?
Contoh :
- Staf penjualan yang sangat baik dengan pengetahuan yang kuat tentang produk
- Hubungan yang baik dengan pelanggan
- Komunikasi internal yang baik
- Strategi pemasaran yang sukses
- Branding dan Reputasi yang baik
Weaknesses (Kelemahan)
Kelemahan adalah atribut internal yang dapat mengganggu realisasi produk dan dapat menghasilkan ketidaksesuaian dalam SMM. Saat menganalisis kelemahan, sangat disarankan untuk mempertimbangkannya dari sudut pandang eksternal (juga internal). Dengan sudut pandang eksternal dimaksudkan agar organisasi mampu melihat kelemahan yang tidak organisasi sadari? Pandangan eksternal lainnya adalah melihat kekuatan pesaing sebagai kelemahan bagi organisaasi. Pertanyaan yang sesuai dalam kasus ini adalah
- Apa alasan organisasi tidak mampu mencapai tujuan (proses, administrasi)?
- Sumber daya mana di organisasi yang perlu ditingkatkan atau ditambahkan (proses,
- administrasi)?
- Pengetahuan apa yang kurang dari organisasi untuk mencapai tujuannya (proses, produk)?
- Proses mana yang perlu ditingkatkan ?
- Harapan pelanggan mana yang gagal terpenuhi ?
- Apa alasan pelanggan tidak puas ?
Contoh :
- Saat ini berjuang untuk memenuhi tenggat waktu – terlalu banyak pekerjaan?
- Biaya sewa tinggi
- Data riset pasar tidak akurat
- Masalah arus kas
- Memegang stok terlalu banyak
- Pencatatan yang buruk
Opportunities (Peluang)
Peluang adalah faktor-faktor yang dapat dimanfaatkan organisasi di masa depan. Ini adalah peluang untuk peningkatan yang sangat disukai oleh ISO 9001. Banyak yang ditulis tentang topik ini dalam standar ini — banyak dari klausa standar merujuk langsung pada peluang. Bahkan standar membutuhkan penilaian masalah eksternal maupun internal yang dapat berfungsi sebagai peluang yang dapat memastikan bahwa SMM dapat mencapai tujuannya.
Keluaran dari analisis peluang dapat berfungsi sebagai input untuk beberapa klausa standar (mis., 6.1 — Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang, 6.3 — Perencanaan perubahan). Dalam klausa-klausa ini, Anda perlu menunjukkan metode dan perilaku untuk mengidentifikasi peluang (selain dari analisis SWOT). Jadi keuntungan melakukan analisis peluang yang jelas dan akurat akan membantu Anda dengan persyaratan standar lainnya.
Pertanyaan yang sesuai dalam kasus ini adalah
- Fitur produk, harapan pelanggan, atau tren apa yang dapat kita kembangkan atau tingkatkan (produk, pelanggan)?
- Proses mana yang dapat kita lakukan dengan lebih baik (produk, pelanggan, admin)?
- Output analisis PEST mana yang dapat kita lihat sebagai peluang untuk meningkatkan peluang
Contoh :
- Produk serupa di pasaran tidak dapat diandalkan atau lebih mahal
- Pelanggan setia
- Produk dapat dipasarkan dengan cepat
- Permintaan pelanggan terhadap produk serupa
Threads (Ancaman)
Ancaman dapat dianggap sebagai risiko yang dihadapi organisasi saat mengelola SMM dan merealisasikan produk atau layanan. Ancaman adalah risiko yang dapat menyebabkan ketidaksesuaian dalam SMM atau dalam proses realisasi, yang harus ditangani dan dihilangkan organisasi. Bahkan standar mensyaratkan bahwa organisasi harus mengatasi risiko yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk menyediakan produk dan layanan sesuai dengan harapan pihak yang berkepentingan. Saat melakukan analisis SWOT, Anda perlu menilai faktor-faktor yang dapat memengaruhi kemampuan ini.
Pertanyaan yang sesuai dalam kasus ini adalah
- Masalah regulasi ,spesifikasi atau standar mana yang dapat mempengaruhi proses realisasi produk atau layanan ?
- Masalah teknologi mana yang dapat memengaruhi produk, realisasinya, atau distribusinya (proses, produk)?
- Masalah ekonomi mana yang dapat mempengaruhi produk, realisasinya, atau distribusinya (proses, produk)?
- Proses, karakteristik produk, dan / atau faktor kepuasan pelanggan mana yang mungkin dipengaruhi oleh perubahan atau peristiwa yang akan datang (proses, produk, dan pelanggan)?
Contohnya :
-
- Pesaing memiliki produk serupa
- Pesaing telah meluncurkan kampanye iklan baru
- Pesaing membuka toko yang berdekatan
- Resesi ekonomi
Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, di mana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada.
