Sebagian besar audit berfokus pada kesesuaian proses, bukan kinerja sebenarnya. Penekanan pada pemenuhan persyaratan ini penting, tetapi mengevaluasi seberapa baik suatu proses mencapai hasil yang direncanakan sangat penting.
ISO 9001 mensyaratkan audit internal untuk menentukan tidak hanya apakah sistem manajemen mutu sesuai dengan pengaturan yang direncanakan, tetapi juga apakah telah diterapkan “secara efektif”. ISO 9000 mendefinisikan efektivitas sebagai “sejauh mana kegiatan yang direncanakan direalisasikan dan hasil yang direncanakan tercapai”.
Jadi, bagaimana kita mengaudit efektivitas suatu proses?
Mulailah dengan definisi proses. Ini adalah seperangkat kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang mengubah input menjadi output. Jadi, tujuan dari suatu proses, alasan keberadaannya, adalah untuk menggunakan input yang disediakan oleh proses sebelumnya (pemasoknya) untuk menghasilkan kiriman yang dibutuhkan oleh proses berikutnya (pelanggan internalnya).
ISO 9001 mempromosikan penggunaan “pendekatan proses / process approach” untuk secara sistematis mengidentifikasi dan mengelola proses sistem manajemen mutu, terutama interaksinya. Sebagai auditor, kita perlu melakukan hal yang sama dan memandang sistem sebagai satu set proses yang terintegrasi.
Untuk menilai hasil proses (efektivitas), kita perlu:
- Mengadopsi pendekatan proses untuk audit
- Mengidentifikasi urutan semua proses organisasi mulai dari proses untuk membuat strategi, kebijakan, dan tujuan organisasi hingga proses untuk memberikan perbaikan berkelanjutan, serta hubungan antar interaksi proses
- Berikan nilai tambah dengan melihat lebih dari sekadar kesesuaian
- Evaluasi proses terkait untuk “efektivitas”
- Verifikasi proses pengontrolan dan identifikasi risiko setiap proses
- Bandingkan pencapaian kinerja dengan sasaran mutu, apa indicator dan bagaimana mengontrolnya ?
- Tentukan berbagai peluang untuk perbaikan disetiap proses, bagaimana proses ini bisa ditingkatkan
- Proses berorientasi terhadap pelanggan, perhatikan kebutuhan & harapan pelanggan
- Bisa menggunakan alat bantu seperti turtle diagram
Untuk menilai efektivitas suatu proses, kita tidak bisa hanya mengandalkan audit proses itu. Kita perlu melihat ke hilir untuk melihat apa yang dikatakan proses selanjutnya (pelanggan internal) tentang seberapa baik proses yang diaudit memenuhi kebutuhan mereka.
