Bagi kebanyakan dari kita, daftar tugas (To-Do List) sering kali menjadi daftar yang membuat kita merasa bersalah. Kita membuat daftar segala sesuatu yang ingin dan benar-benar harus dilakukan, tetapi sering kali tidak pernah dikerjakan. Dan semakin panjang daftarnya, semakin kecil kemungkinan kita akan mengerjakan semua yang ada, dan semakin membuat kita menjadi stres.
Jadi bagaimana kita mengubah niat menjadi tindakan?
Kekuatan kapan dan di mana
Tentukan kapan dan di mana kita akan melakukan segala sesuatu, kebiasaan ini akan meningkatkan kemungkinan kita mengerjakan secara dramatis. Alasan kita selalu meninggalkan daftar tugas yang belum dikerjakan adalah karena tugas tersebut tidak berhubungan dengan pencapaian. Daftar tugas itu berguna sebagai alat untuk pengumpulan & memastikan kita mengetahui tugas tugas yang perlu kita lakukan dalam rangka mencapai tujuan.
Kalender
Kalender yang dibagi setiap jam adalah alat yang sempurna untuk memandu pencapaian harian kita. Dengan adanya batasan jam yang tersedia akan membuat kita semakin jelas saat mencoba menjejalkan sejumlah pekerjaan yang tidak realistis ke dalam satu hari. Setelah kita memiliki daftar yang harus dilakukan, buka kalender dan putuskan kapan dan di mana kita akan melakukan setiap kegiatan. Jadwalkan setiap tugas untuk waktu tertentu, tempatkan item yang paling menantang dan penting di awal hari — bahkan sebelum memeriksa e-mail Kita.
Karena seluruh daftar tugas tidak akan masuk kedalam kalender , maka prioritaskan. Apa yang benar-benar harus kita lakukan hari ini? Aktifitas penting apa yang dapat kita abaikan sementara? Di mana kita dapat memasukkan mereka ke dalam jadwal berikutnya? Setelah kita menjadwalkan suatu item ke dalam kalender, hilangkan item tersebut dari daftar tugas.
Mentransfer item dari daftar tugas ke kalender akan membantu kita membuat pilihan strategis tentang di mana kita menghabiskan waktu setiap harinya, tetapi itu juga akan meninggalkan kita dengan daftar panjang item yang tidak sesuai dengan kalender untuk hari itu.
Apa yang Kita lakukan dengan hal-hal itu?
Peter Bregman seorang penasihat strategis untuk para CEO dan pimpinan berbagai perusahaan membagikan rahasianya.
Saya membuat aturan tiga hari untuk mencegah daftar tugas menghantui saya tanpa batas.
Inilah yang saya lakukan:
- Setelah saya mengisi kalender saya untuk hari itu, saya meninjau kembali apa yang tersisa di daftar tugas.
- Saya tinggalkan daftar tugas baru, yang baru saja saya tambahkan hari itu atau dalam dua hari sebelumnya, dalam daftar untuk melihat apakah mereka berhasil masuk ke kalender saya pada hari berikutnya.
- Khusus untuk tugas apa pun yang sudah ada di kalender saya selama tiga hari — saya melakukan salah satu dari empat hal berikut:
- Lakukan dengan segera.
Saya sering terkejut pada banyak hal yang telah ada dalam daftar saya hari itu, ketika saya akhirnya memutuskan untuk mengerjakannya satu persatu, terkadang tidak perlu waktu yang lama. Seringkali aktifitas tersebut hanya dengan membuat voice mail 30 detik atau mengirimkan e-mail selama dua menit.
Untuk hal-hal yang tidak segera saya lakukan, saya mencari waktu untuk memasukkannya ke kalender saya, bahkan jika itu untuk enam bulan kedepan. Jika itu cukup penting untuk saya miliki di daftar saya, maka saya harus berkomitmen untuk melakukannya pada waktu dan hari tertentu. Saya selalu dapat mengubah rencana saya ketika saya meninjau kalender saya untuk hari itu, tetapi jika saya ingin melakukannya, saya harus menjadwalkannya.
- Biarkan saja.
Itu cara yang bagus untuk mengatakan menghapus to-do list. Jika saya tidak mau melakukan sesuatu dengan segera atau menjadwalkannya untuk waktu dan hari tertentu, saya tidak akan pernah melakukannya. Saya menghadapi kenyataan bahwa untuk sementara saya tidak menjadikan hal-hal ini menjadi prioritas.
- Tambahkan ke daftar suatu hari nanti (maybe list).
Terkadang terlalu sulit untuk menghapus sesuatu. Saya tidak mau mengakui bahwa saya tidak akan melakukannya. Dan saya ingin mengingat bahwa saya pikir, suatu hari nanti, mungkin itu merupakan ide yang bagus. Jadi saya memasukkan barang-barang itu ke dalam daftar yang mungkin suatu hari nanti, yang saya pelajari dari David Allen, penulis Getting Things Done. Itu tempat saya meletakkan segala sesuatu untuk perlahan-lahan akan terabaikan. Saya jarang, jika pernah, melakukan hal-hal dalam daftar ini. Saya melihatnya sesekali, menyingkirkan daftar tugas yang tidak lagi relevan, dan kemudian menyimpan daftarnya selama sebulan lagi. Saya mungkin bisa menghapus semua yang ada di daftar ini, tetapi saya tidur sedikit lebih baik dengan mengetahui bahwa saya dapat menerapkannya suatu saat nanti atau tidak merasa bersalah untuk menyingkirkannya secara langsung. Dan siapa yang tahu? Mungkin suatu hari nanti, mungkin, saya akan menggunakan dan menerapkan sesuatu di daftar itu.
By : Peter Bregman
Cara Menangani Daftar Tugas Atau Jobdesk Anda
