Para pemilik perusahaan sangat perlu mempelajari dan menganalisa kondisi perusahaannya melalui laporan Manajemen yang dapat dibuat oleh manajemen representatif atau staf karyawan yang berkaitan dengan fungsi dan area tanggung jawabnya. Terlebih bagi para pemilik perusahaan yang tidak dapat terjun langsung dalam operasional perusahaan sehari-hari maka laporan-laporan ini menjadi tools yang baik untuk mengontrol kinerja perusahaannya.
Berikut ini adalah beberapa laporan manajemen yang penting penggunaannya di dalam perusahaan, antara lain:
Laporan Penjualan (Sales Report)
Laporan penjualan memiliki arti penting untuk mengukur bagaimana perusahaan akan bertumbuh ke depannya. Angka penjualan dapat mencerminkan bagaimana respon pasar dan pelanggan terhadap produk dan layanan yang diberikan oleh perusahaan. Pada umumnya apabila angka penjualan produk dan jasa terlihat besar maka penilaian pelanggan adalah baik kepada perusahaan.
Laporan ini dapat bersifat harian, mingguan dan bulanan tergantung dari cakupan pengawasan terhadap jumlah staff dan area penjualan yang dibawahinya, semakin tinggi jabatan seorang supervisor penjualan atau manager sebaiknya dapat melihat laporan ini secara mingguan atau bulanan untuk menghemat waktu dalam mengambil keputusan strategis.
Namun pemilik perusahaan perlu berhati-hati agar tidak menjadi bias dalam melihat laporan penjualan yang terkesan banyak namun sebagian besar tidak nyata, sehingga tidak ada aliran uang yang masuk ke dalam perusahaan. Hal yang sering terjadi karena para salesman perusahaan lebih mengejar tercapainya target penjualan demi mendapatkan komisi namun transaksinya penjualan fiktif. Oleh karena itu manager ataupun supervisor sebaiknya menyiapkan metode pemeriksaan terhadap penjualan salesman agar tidak merugikan perusahaan, seperti melakukan joint visit, dan sebagainya.
Laporan Persediaan Barang (Inventory)
Laporan ini dibuat untuk mengetahui level stok barang yang dimiliki oleh perusahan, baik itu bahan baku, material produksi, ataupun barang untuk dijual. Laporan ini sangat berguna ketika melakukan perencanaan terhadap jumlah barang yang akan diproduksi ataupun yang akan dipesan dari supplier lain. Agar jumlah stok persediaan selalu up to date maka sebaiknya dilakukan stok opname/ pemeriksaan dengan jadwal yang teratur, namun dapat juga dilakukan secara mendadak untuk melihat apakah ada shrinkage yang dilakukan oleh pihak internal atau eksternal perusahaan.
Laporan Keuangan (Financial Report)
Laporan-laporan keuangan sangatlah penting dalam sebuah perusahaan, terutama dalam menganalisa kondisi dan perkembangan perusahaan karena sangat mencerminkan jalannya operasional perusahaan, apakah sudah berjalan dengan sehat dengan jumlah aliran kas yang baik ataukah memiliki banyak hutang usaha yang dapat beresiko bagi kelangsungan perusahaan ke depannya. Tiga buah laporan akuntansi keuangan yang sangat penting bagi perusahaan sebagai berikut:
a. Laporan Neraca Keuangan (Balance Sheet) yang berfungsi untuk menunjukkan besar aset dan ekuitas modal dari pemilik perusahaan, khususnya dalam menentukan kebijakan strategis untuk melakukan pengembangan perusahaan di masa mendatang. Selain itu laporan neraca ini sering dipakai oleh investor untuk melakukan penilaian perusahaan apakah menarik sehingga dapat diberikan investasi dan suntikan modal.
b. Laporan Laba Rugi (Income Statement) untuk menunjukkan besar pemasukan dan pengeluaran perusahaan dan besar kentungan dan kerugian perusahaan. Dari laporan ini dapat dilihat sumber-sumber pemasukan perusahaan sehingga dapat diambil langkah-langkah efisiensi dan peningkatan pemasukan sehingga kondisi perusahaan menjadi lebih baik nantinya.
c. Laporan Arus Kas (Cashflow Statement) merupakan salah satu laporan keuangan yang penting karena kas merupakan salah satu aset terpenting, terutama bagi perusahaan kecil-menengah atau perusahaan yang baru berdiri karena besarnya kas menjadi nyawa bisnis tersebut. Adapun beberapa fungsi kas sebagai sumber daya perusahaan untuk kegiatan operasional, investasi, dan pembiayaan.
Sedangkan laporan keuangan lain yang juga berperan penting adalah Laporan Piutang / AR dimana laporan ini sangat diperlukan untuk mengontrol piutang-piutang yang bermasalah dari para pelanggan perusahaan agar tidak terjadi bad debt yang dapat merugikan keuangan perusahaan. Laporan ini dapat dibuat dalam bentuk grafik current vs over due, dan sebagainya.
Sebagai tambahan, bagi pemilik perusahaan yang belum memiliki laporan keuangan untuk kegiatan operasionalnya maka sebaiknya mulai dibuat karena dapat berguna juga sebagai dasar untuk perhitungan perencanaan pajak perusahaan (tax planning).
Laporan KPI Karyawan
Laporan KPI karyawan ini diperlukan dalam melakukan penilaian kerja karyawan dengan diberikan parameter kerja tertentu sesuai dengan job desc dan tanggung jawab karyawan tersebut, seperti misalnya untuk staff HRD maka dapat diberikan parameter penilaian tingkat turnover karyawan yang keluar perusahaan dan tingkat kehadiran karyawan.
Selain itu juga dapat dimasukkan juga tentang company values, dimana para karyawan dinilai perilaku dan sikap sehari-hari apakah sudah sesuai dengan nilai dan budaya kerja perusahaan, misalnya kedisiplinan, kejujuran, tanggung jawab, dan sebagainya.
Adapun pengukuran laporan KPI ini sebaiknya dilakukan secara bulanan oleh tiap atasan karyawan masing-masing, dan evaluasi terhadap KPI tiap karyawan ini dapat dilakukan tiap semester atau setahun sekali.
Laporan Kepuasan Pelanggan
Laporan ini dapat dibuat dalam bentuk Indeks Kepuasan Pelanggan ataupun laporan komplain pelanggan, dan sebagainya. Laporan komplain pelanggan perlu dilakukan proses follow up dengan baik agar pelanggan tidak merasa kecewa dan meninggalkan perusahaan dan beralih ke kompetitor perusahaan. Demikian apabila indeks kepuasan pelanggan rendah maka manajemen perlu untuk melakukan perbaikan pada sistem layanan kepada pelanggan.
Baca Juga : Mengukur Kepuasan Pelanggan Dengan ISO 9001
Laporan-laporan lainnya
Sedangkan untuk laporan-laporan lainnya sebaiknya disesuaikan dengan jenis perusahaan, misalnya untuk perusahaan berbasis web atau online, maka jumlah visitor dan demografisnya memiliki nilai penting. Atau seperti di pabrik manufaktur maka laporan produksi dan perawatan mesin memiliki peranan penting karena merupakan kegiatan inti dari perusahaan tersebut.
Source GroeDu
