Tahun 2020 lalu adalah salah satu tahun yang sangat menantang dalam lingkungan kerja. Pandemi merubah segalanya. Perencanaan tahun 2020 yang kita buat diakhir tahun 2019 harus kita revisi mula
i Q2 2020. Terlepas apapun pencapaian organisasi di tahun 2020 lalu, organisasi harus sudah memiliki perencanaan untuk 2021. Perencanaan ini disusun tentunya setelah melakukan berbagai evaluasi terhadap semua pencapaian ditahun 2020. Di sistem manajemen, salah satu bentuk evaluasi adalah dalam bentuk Management Review (Tinjauan Manajemen).
Management Review Tinjauan Manajemen) adalah pertemuan formal dan terstruktur yang melibatkan manajemen puncak dan berlangsung secara berkala. Di persyaratan di HLS (High Level Structure) ini diwajibkan di klausul 9.3, sehingga wajib dilakukan di semua sistem manajemen yang ada (ISO ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 dll).
Begitu pentingkah Management Review ini ? Sangat penting karena bertujuan untuk meninjau dan mengevaluasi keefektifan Sistem Manajemen organisasi, membantu pimpinan untuk menentukan kelanjutan kesesuaian dan kecukupannya. Tinjauan Manajemen ini mendorong manajemen puncak untuk mempertimbangkan sejauh mana Sistem Manajemen:
- Mendukung pencapaian kinerja yang diinginkan organisasi
- Memenuhi persyaratan sistem manajemen atau pelanggan atau organisasi
- Kesesuaian dengan prosedur dan proses operasi yang sudah ditetapkan
- Mampu mengidentifikasi ketidaksesuaian dan memantau tindakan korektif dan pencegahan selanjutnya
- Tinjauan Manajemen juga memastikan bahwa semua tingkat manajemen diberi tahu tentang setiap perubahan,
- pembaharuan, revisi, dll.
- Mampu mengidentifikasi peningkatan atau perbaikan yang berkelanjutan
Agenda (inputan) dan outputan dari Management Review sudah detail ada di persyaratan ISO di klausul 9.3.
Untuk ISO 9001, inputan dari Management Review adalah :
a) status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya;
b) perubahan masalah eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu;
c) informasi tentang kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu, termasuk tren dalam:
1) kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak berkepentingan terkait;
2) sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi;
3) kinerja proses dan kesesuaian produk dan layanan;
4) ketidaksesuaian dan tindakan korektif;
5) hasil pemantauan dan pengukuran;
6) hasil audit;
7) kinerja penyedia eksternal;
d) kecukupan sumber daya;
e) efektivitas tindakan yang diambil untuk mengatasi risiko dan peluang
f) peluang untuk perbaikan.
Keluaran tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan:
a) kesempatan untuk perbaikan;
b) kebutuhan untuk perubahan pada sistem manajemen mutu;
c) kebutuhan sumber daya.
Karena Tinjauan Manajemen sangat penting untuk mendapatkan hasil maksimal dari Sistem Manajemen, anggota manajemen senior yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk Sistem Manajemen juga bertanggung jawab untuk mengadakan, menghadiri dan melaporkan Tinjauan Manajemen.
Kapan pelaksanaan Management Review tidak diatur dalam persyaratan ISO, akan tetapi diwajibkan paling tidak diadakan 1X setahun. Awal tahun 2021 adalah waktu yang tepat untuk mengevaluasi semua perencanaan, pelaksanaan dan pencapaian dari tahun 2020 lalu. Standar ISO mengharuskan kita untuk mendokumentasikan kapan pertemuan harus dilakukan dan apa yang akan, dan telah, dibahas, termasuk perbaikan atau peningkatan yang akan dilakukan. Jika organisasi Anda mengoperasikan lebih dari satu Sistem Manajemen, atau memiliki Sistem Manajemen yang disertifikasi untuk lebih dari satu Standar ISO, Tinjauan Manajemen bersama dapat dilakukan untuk menghemat waktu dan menghindari duplikasi yang tidak perlu. Pastikan untuk mencakup semua aspek unik dari setiap Standar, serta fitur bersama.
Untuk bisnis yang mengadakan beberapa rapat dalam satu tahun, setiap rapat dapat didedikasikan untuk meninjau bagian atau area tertentu dari Sistem Manajemen Anda. Jika Anda memutuskan untuk menjalankan beberapa tinjauan dengan cara ini, pastikan bahwa tinjauan tersebut mencakup semua topik yang disyaratkan oleh Standar ISO Anda tersertifikasi. Anda dapat melakukannya dengan lebih mudah dengan menulis agenda terperinci untuk setiap rapat.
Management Review – Tinjauan Manajemen
