Persyaratan Perencanaan Perubahan(planning of change) merupakan persyaratan yang ada di ISO 9001:2015 (Klausul 6.3). Di beberapa standar ISO lainnya tidak memiliki klausul ini. Meskipun demikian, dalam sistem manajemen apa pun, penting sekali untuk mengontrol perubahan pada sistem manajemen organisasi. Persyaratan dari pelanggan di ISO 9001 memang memungkinkan sering terjadi perubahan, tentunya dilakukan dalam rangka perbaikan yang berkelanjutan. Untuk itu organisasi perlu mengatur strategi dalam perencanaan perubahan tersebut.
Maksud dari ayat ini adalah untuk memastikan bahwa setiap perubahan direncanakan, diperkenalkan dan diimplementasikan secara terkendali. Ketika organisasi menentukan kebutuhan untuk perubahan pada SMM, perubahan harus dilakukan secara terencana. Jadi, persyaratan nyata dari standar ISO 9001: 2015 adalah bahwa organisasi perlu membuat rencana ketika mengubah SMM, sehingga dapat memastikan bahwa perubahan dilakukan dengan benar.
Merencanakan perubahan dengan benar dapat membantu menghindari konsekuensi negatif seperti kegagalan, pengerjaan ulang, atau pembatalan & penundaan layanan; Perubahan ini justru harus dapat menghasilkan konsekuensi positif seperti pengurangan output yang tidak sesuai, atau mengurangi insiden kesalahan manusia. Tujuan perencanaan perubahan adalah untuk menjaga kemampuan organisasi untuk terus menyediakan produk dan layanan yang sesuai selama perubahan. Organisasi harus mempertimbangkan tindakan yang dapat mengurangi potensi dampak negatif dari perubahan, seperti melakukan uji coba sebelum implementasi penuh, atau menentukan tindakan yang akan diambil ketika perubahan tidak berhasil dilaksanakan.
Penerapan pemikiran berbasis risiko dapat membantu dalam menentukan tindakan yang diperlukan dalam merencanakan perubahan pada sistem manajemen mutu.
Kebutuhan untuk perubahan pada sistem manajemen mutu dapat ditentukan dengan berbagai cara, misalnya sebagai bagian dari tinjauan manajemen, dari hasil audit, tinjauan ketidaksesuaian, analisis keluhan, analisis kinerja proses, perubahan konteks atau dari kebutuhan yang berubah, permintaan dari pelanggan dan pihak berkepentingan terkait lainnya.
Kebutuhan akan perubahan dapat dihasilkan dari, misalnya, transfer jalur produksi dari satu lokasi ke lokasi lain, mengubah metode proses untuk meningkatkan tren dalam keluaran yang tidak sesuai, menggunakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) baru untuk layanan atau proses, outsourcing proses-proses penting, orang-orang dalam peran kunci yang pergi (baik karena pensiun atau masalah medis), atau pindah ke online
Dampak dari perubahan tersebut pada sistem manajemen mutu harus dievaluasi oleh organisasi dan tindakan yang diperlukan diambil untuk mencegah efek yang tidak diinginkan. Ini dapat berkisar dari penerapan pendekatan manajemen proyek hingga menetapkan pengujian kinerja dan validasi proses dan sistem baru berdasarkan uji coba sebelum diterapkan. Tingkat perencanaan dan tindakan yang diperlukan akan bervariasi tergantung pada konsekuensi potensial dari perubahan tersebut.
Proses manajemen perubahan yang diidentifikasi dalam persyaratan ISO 9001: 2015 dapat sesederhana proses tujuh langkah, sebagai berikut:
- Identifikasi kebutuhan untuk perubahan: Misalnya, Organisasi mengidentifikasi bahwa Organisasi dapat meningkatkan kepuasan pelanggan jika Organisasi menerapkan proses pembelian bahan baku alih-alih mengalihdayakan proses ini; ini disebabkan oleh berkurangnya waktu pemrosesan.
- Identifikasi tujuan perubahan dan konsekuensi potensial: Tujuannya adalah untuk mengurangi waktu pemrosesan dan meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi satu konsekuensi negatif dapat berupa harga yang lebih tinggi (risiko yang perlu ditangani). Rencana dapat dibuat untuk merekrut karyawan, mencari dan menyetujui pemasok, dan menempatkan proses pada tempatnya.
- Pastikan integritas SMM: Rencana perlu memastikan bahwa Organisasi tidak memiliki masalah di SMM lain karena perubahan ini. Organisasi perlu bertanya apakah inspeksi bahan baku yang masuk perlu diubah karena proses baru ini, atau tidak? Juga, waktu pelaksanaan proses perlu dilakukan sehingga tidak ada gangguan dalam aliran bahan baku yang akan mempengaruhi memenuhi persyaratan pelanggan.
- Tetapkan sumber daya: Identifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan rencana, dan tetapkan sumber daya tersebut.
- Identifikasi dan komunikasikan perubahan tanggung jawab: Dengan karyawan baru, mungkin timbul kebutuhan untuk manajemen karyawan tersebut. Kepada siapa orang-orang pembelian baru akan melapor?
- Melaksanakan rencana: Letakkan rencana dengan menggunakan sumber daya yang diidentifikasi.
- Pastikan efektivitas implementasi: Sebelum mempertimbangkan rencana yang akan diselesaikan, penting untuk memastikan bahwa semuanya telah dicakup dengan memeriksa bahwa tidak ada masalah yang ada sekarang yang perlu ditangani.
