Persyaratan ISO 14001:2015 sudah mengadopsi sistem High Level Structure (HLS). Sehingga akan mudah untuk terintegrasi dengan sistem manajemen lainnya, misalnya dengan ISO 9001 & ISO 45001. HLS adalah bagian dari arahan ISO / IEC yang mengatur bagaimana standar Sistem Manajemen ISO harus ditulis. HLS merupakan kerangka struktur yang akan digunakan oleh semua sistem manajemen ISO kedepannya.
Menurut HLS standar sistem manajemen harus mengikuti struktur:
- Cakupan
- Acuan normatif
- Ketentuan dan definisi
- Konteks organisasi
- Kepemimpinan
- Perencanaan
- Dukungan
- Operasional
- Evaluasi kinerja
- Perbaikan
Klausul no. 1 – 3 bukan merupakan persyaratan.
Penjelasan detail dari klausul per klausul :
4.Konteks organisasi
4.1 Memahami organisasi dan konteksnya
Klausa ini membawa persyaratan baru jika dibandingkan dengan versi standar ISO 14001:2004, dimana mensyaratkan organisasi untuk menentukan semua masalah internal dan eksternal yang mungkin relevan dengan pencapaian sasaran dari Sistem Manajemen Lingkungan (SML) itu sendiri. Ini termasuk semua elemen yang akan mempengaruhi tujuan dan hasil di masa depan, termasuk kondisi lingkungan yang terpengaruh oleh aktifitas organisasi.
4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan
Organisasi harus menentukan pihak yang berkepentingan yang relevan dengan SML dan identifikasi kebutuhan dan harapan mereka. Termasuk kebutuhan dan harapan yang akan menjadi kewajiban bagi organisasi untuk dipatuhi.
4.3. Menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Lingkungan
Menentukan ruang lingkup SML adalah salah satu tonggak utama dalam implementasi. Lingkupnya harus diperiksa dan ditetapkan dengan mempertimbangkan masalah internal dan eksternal, pihak yang berkepentingan dan kebutuhan mereka dan harapan, serta kewajiban kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. Pertimbangan tambahan yang diperlukan untuk ruang lingkup SML adalah produk, layanan, dan ukuran organisasi, sifat dan kompleksitas. Ruang lingkup dan pengecualiannya harus disimpan sebagai informasi yang terdokumentasi.
4.4. Sistem Manajemen Lingkungan dan prosesnya
Standar menunjukkan bahwa SML harus dibentuk untuk mencapai hasil dengan menggunakan proses yang berinteraksi dan menggunakan informasi yang ditentukan dalam (4.1) & (4.2) untuk memberikan perbaikan terus-menerus. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan kinerja lingkungan organisasi.
5. Kepemimpinan
5.1 Kepemimpinan dan komitmen
Organisasi dan manajemen puncak tetap bertanggung jawab atas kinerja lingkungan setiap saat. Kebijakan dan tujuan lingkungan selaras satu sama lain, dan dengan kebijakan strategis dan arah bisnis secara keseluruhan, termasuk integrasi dengan sistem bisnis lain yang berlaku. Sumber daya harus disediakan untuk memastikan SML dapat dioperasikan secara efisien, dan manajemen puncak harus memastikan bahwa orang-orang yang bertanggung jawab dalam SML memiliki dukungan, pelatihan, dan panduan yang benar untuk menyelesaikan tugas mereka secara efektif. Komunikasi juga penting dari perspektif kepemimpinan, dan metode dan frekuensi komunikasi harus didefinisikan dan ditetapkan untuk kepentingan internal dan eksternal. Singkatnya, adalah tanggung jawab pimpinan organisasi untuk menunjukkan tingkat kepemimpinan, keterlibatan, dan kerja sama yang ditingkatkan dalam operasi SML.
5.2 Kebijakan
Kebijakan Lingkungan adalah dokumen tingkat tinggi yang berisi pernyataan tentang arah umum organisasi, dan komitmennya terhadap sistem manajemen lingkungan .
- Ini memberikan kerangka kerja untuk sasaran atau tujuan organisasi.
- Memenuhi faktor kepatuhan dan peraturan jelas merupakan elemen kunci.
- Kebijakan harus memberikan komitmen terhadap perlindungan lingkungan, mencegah terjadinya pencemaran & peningkatan berkelanjutan pada SML dan hasilnya.
Kebijakan Lingkungan harus dipertahankan sebagai informasi yang terdokumentasi, dikomunikasikan dalam organisasi, dan tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan.
5.3 Peran, tanggung jawab, dan wewenang organisasi
Tanggung jawab dan wewenang harus didefinisikan dengan tepat dan dikomunikasikan ke semua tingkatan hierarki dalam organisasi.
6. Perencanaan
6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang
Klausul ini mengharuskan organisasi untuk;
- Memahami berbagai risiko dan peluang yang relevan ke ruang lingkup organisasi dan menentukan tindakan, tujuan dan rencana untuk mengatasinya
- Dalam memahami risiko dan peluang itu, gunakan input yang diidentifikasi organisasi memahami konteksnya sebagaimana disyaratkan dalam klausul 4.1, dan pandangan serta masukan dari pihak yang berkepentingan klausa 4.2
Aspek lingkungan
ISO 14001: 2015 meminta organisasi untuk mempertimbangkan, dari perspektif siklus hidup – yang mencakup pengangkutan, pembuangan, dan daur ulang serta produksi – semua aspek lingkungan dari produk, layanan, dan kegiatan yang dianggap berada dalam kendali organisasi. Perubahan yang direncanakan di masa depan menjadi layanan juga harus diperhitungkan, seperti halnya situasi abnormal yang mungkin timbul masuk akal bagi organisasi untuk memprediksi – misalnya, jika Anda akan meluncurkan produk baru itu
membutuhkan bahan kemasan baru yang radikal. Sekali lagi, organisasi perlu mempertahankan dokumentasi informasi tentang klausa ini dan unsur-unsurnya, dan komunikasi ke tingkat yang sesuai dengan efektif frekuensi perlu direncanakan dan dilakukan.
Kewajiban kepatuhan
Organisasi harus memutuskan kewajiban apa yang terkait dengan aspek lingkungannya dan cara terbaik mengaksesnya, memutuskan bagaimana mereka berlaku untuk organisasi, dan mempertimbangkannya kapan membangun, mengoperasikan, dan memberikan peningkatan berkelanjutan melalui SML. Bukti terdokumentasi
Tindakan perencanaan
Dalam klausul ini, standar menyatakan bahwa organisasi harus merencanakan untuk mengambil tindakan untuk mengatasinya aspek lingkungan, risiko dan peluang, dan kewajiban kepatuhan, yang semuanya kita miliki dibahas di atas. Ini juga perlu diimplementasikan ke dalam SML organisasi dan terkait proses bisnis. Tugas mengevaluasi keefektifan tindakan-tindakan ini juga harus dipertimbangkan, dengan pertimbangan teknologi, keuangan, dan operasional semuanya diperhitungkan.
6.2 Sasaran lingkungan dan perencanaan untuk mencapainya
Manajemen tingkat atas harus menetapkan sasaran lingkungan untuk fungsi dan tingkat yang relevan. Sasaran lingkungan harus konsisten terhadap kebijakan lingkungan, dapat diukur, dipantau dan dikomunikasikan.
Organisasi wajib untuk membuat perencanaan bagaimana untuk mencapai sasaran lingkungan.
7.Dukungan
7.1 Sumberdaya
Standar ini mengharuskan organisasi untuk menentukan dan menyediakan sumber daya untuk menetapkan, implementasi, pemeliharaan, dan peningkatan berkelanjutan dari SML, dengan mempertimbangkan kemampuan dan kendala sumber daya internal yang ada dan kebutuhan untuk mendapatkan sumber daya tambahan dari penyedia eksternal.
7.2 Kompetensi
Organisasi perlu menentukan kompetensi yang diperlukan dari karyawannya, dan memastikan hal itu karyawan kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, dan pengalaman yang tepat. Ini berarti bahwa organisasi perlu memiliki proses untuk menentukan kompetensi dan pencapaian yang diperlukan melalui pelatihan dan atau cara lainnya.
7.3 Kepedulian
Kesadaran terkait erat dengan kompetensi dalam standar. Karyawan harus diberi tahu tentang Kebijakan Lingkungan dan isinya, setiap dampak untuk saat ini dan di masa depan yang dapat memengaruhi tugas mereka, apa tugas setiap orang untuk meningkatkan kinerja organisasi. Serta apa implikasinya jika sasaran tidak tercapai.
7.4 Komunikasi
Proses untuk komunikasi internal dan eksternal perlu ditetapkan dalam SML. Kunci elemen yang perlu diputuskan dan ditindaklanjuti adalah apa yang perlu dikomunikasikan, kapan perlu dikomunikasikan, bagaimana hal itu harus dilakukan, siapa yang perlu menerima komunikasi, dan siapa yang akan menyampaikan.
7.5 Informasi yang terdokumentasi
Dokumentasi SML terdiri tidak hanya dari dokumen dan catatan yang disyaratkan secara eksplisit oleh standar, tetapi juga dokumen dan catatan yang menurut organisasi diperlukan untuk melaksanakan kegiatannya dan proses. Jumlah dan besaran dokumentasi dipengaruhi oleh banyak faktor: itu akan tergantung pada ukurannya organisasi dan kompleksitas proses, produk, dan layanannya; peraturan & perundangan yang wajib dipatuhi; dan oleh kompetensi karyawan. Standar ini mensyaratkan bahwa informasi yang terdokumentasi yang dibuat atau diperbarui dalam ruang lingkup SML harus diidentifikasi dan dijelaskan dengan benar, juga mempertimbangkan presentasi kontennya, dan media yang digunakan. Semua informasi yang terdokumentasi harus masuk dalam prosedur peninjauan dan persetujuan yang tepat untuk memastikannya sesuai untuk itu tujuan yang dimaksud. Untuk kontrol yang tepat terhadap informasi yang terdokumentasi, organisasi harus mempertimbangkan penyediaan proses mengenai distribusi, retensi, akses, penggunaan, pengambilan, pelestarian dan penyimpanan, kontrol, dan disposisi informasi tersebut. Juga harus dicatat bahwa harus ada kontrol untuk mencegah penggunaan informasi usang yang tidak disengaja.
8.Operasi
8.1 Perencanaan dan kontrol operasional
Organisasi harus menetapkan, menerapkan, mengendalikan dan memelihara proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan sistem manajemen lingkungan, dan untuk mengimplementasikan tindakan yang diidentifikasi dalam 6.1 dan 6.2, dengan:
- menetapkan kriteria operasi untuk proses;
- menerapkan kontrol proses, sesuai dengan kriteria operasi.
CATATAN Kontrol dapat mencakup kontrol dan prosedur teknik. Kontrol dapat diterapkan mengikuti hierarki (mis. Eliminasi, substitusi, administrasi) dan dapat digunakan secara individual atau dalam kombinasi.
Organisasi harus mengendalikan perubahan yang direncanakan dan meninjau konsekuensi dari perubahan yang tidak disengaja, mengambil tindakan untuk mengurangi dampak buruk, sebagaimana diperlukan.
Organisasi harus memastikan bahwa proses outsourcing dikendalikan atau dipengaruhi. Jenis dan tingkat kontrol atau pengaruh yang akan diterapkan pada proses harus didefinisikan dalam sistem manajemen lingkungan.
Konsisten dengan perspektif siklus hidup.
- a) menetapkan kontrol, sebagaimana diperlukan, untuk memastikan bahwa persyaratan lingkungannya ditangani dalam proses desain dan pengembangan untuk produk atau layanan, dengan mempertimbangkan setiap tahap siklus kehidupan;
- b) menentukan persyaratan lingkungannya untuk pengadaan produk dan layanan, yang sesuai;
- c) mengomunikasikan persyaratan lingkungan yang relevan kepada penyedia eksternal, termasuk kontraktor;
- d) mempertimbangkan kebutuhan untuk memberikan informasi tentang potensi dampak lingkungan yang signifikan terkait dengan transportasi atau pengiriman, penggunaan, perawatan akhir hayat dan pembuangan akhir produk dan layanannya.
Organisasi harus memelihara informasi yang terdokumentasi sejauh yang diperlukan untuk memiliki keyakinan bahwa proses telah dilakukan sesuai rencana.
8.2 Kesiapsiagaan dan tanggap darurat
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara proses yang diperlukan untuk mempersiapkan dan menanggapi potensi situasi darurat yang diidentifikasi.
Organisasi harus:
- a) bersiap untuk merespons dengan merencanakan tindakan untuk mencegah atau mengurangi dampak lingkungan yang merugikan dari situasi darurat;
- b) menanggapi situasi darurat aktual;
- c) mengambil tindakan untuk mencegah atau mengurangi konsekuensi dari situasi darurat, sesuai dengan besarnya darurat dan potensi dampak lingkungan;
- d) secara berkala menguji tindakan respons yang direncanakan, jika memungkinkan;
- e) secara berkala meninjau dan merevisi proses dan tindakan respons yang direncanakan, khususnya setelah terjadinya situasi atau tes darurat;
- f) memberikan informasi dan pelatihan yang relevan terkait dengan kesiapsiagaan dan tanggap darurat, yang sesuai, kepada pihak yang berkepentingan yang relevan, termasuk orang yang bekerja di bawah kendalinya.
Organisasi harus memelihara informasi yang terdokumentasi sejauh yang diperlukan untuk memiliki keyakinan bahwa proses dilaksanakan sesuai rencana.
9.Evaluasi kinerja
9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
Organisasi harus menentukan:
- a) apa yang perlu dipantau dan diukur;
- b) metode untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi, sebagaimana berlaku, untuk memastikan hasil yang valid;
- c) kriteria yang dengannya organisasi akan mengevaluasi kinerja lingkungannya, dan indikator yang sesuai;
- d) kapan pemantauan dan pengukuran harus dilakukan;
- e) ketika hasil dari pemantauan dan pengukuran harus dianalisis dan dievaluasi.
Organisasi harus memastikan bahwa peralatan pemantauan dan pemantauan yang dikalibrasi atau diverifikasi digunakan dan dipelihara, sebagaimana diperlukan.
Organisasi harus mengevaluasi kinerja lingkungannya dan efektivitas sistem manajemen lingkungan.
Organisasi harus mengkomunikasikan informasi kinerja lingkungan yang relevan baik secara internal maupun eksternal, sebagaimana diidentifikasi dalam proses komunikasinya dan sebagaimana diharuskan oleh kewajiban kepatuhannya.
Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti
9.2 Audit internal
Tujuan audit internal bukan untuk menentukan ketidaksesuaian; tujuannya adalah untuk memeriksa apakah SML suatu organisasi :
- a) mematuhi persyaratan ISO 14001 dan persyaratan organisasi
- b) diimplementasikan dan dipelihara secara efektif
Di akhir audit, organisasi akan mendapatkan hasil audit dengan mengevaluasi data yang dikumpulkan selama audit. Hasil audit dapat dimanifestasikan sebagai: pujian, rekomendasi untuk perbaikan, dan ketidaksesuaian (Mayor dan minor). Verifikasi tindakan yang diambil mungkin diperlukan, dan dalam hal ini, langkah selanjutnya adalah audit tindak lanjut.
9.3 Tinjauan manajemen
Setidaknya setahun sekali, manajemen tingkat atas harus meninjau SML untuk menentukan:
- Kesesuaian – apakah ini memenuhi tujuannya dan memenuhi kebutuhan organisasi?
- Kecukupan – apakah SML sesuai dengan persyaratan standar?
- Penerapan – apakah kegiatan dilakukan sesuai prosedur?
- Efektivitas – apakah ini mencapai hasil yang direncanakan?
Tinjauan ini harus mengevaluasi kemungkinan untuk peningkatan dan kebutuhan untuk mengubah SML, kebijakan lingkungan, dan sasaran lingkungan. Mempertimbangkan input untuk tinjauan manajemen, seperti hasil sebelumnya tinjauan manajemen, perubahan dalam konteks, hasil survei kepuasan pelanggan, kinerja SML dan pemasok, dll., Manajemen puncak harus membuat keputusan tentang peluang untuk peningkatan, kebutuhan untuk perubahan dalam SML, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk periode mendatang.
10. Perbaikan
10.1 Umum
Berdasarkan hasil tinjauan manajemen, organisasi harus membuat keputusan dan mengambil tindakan yang akan mendorongnya menuju perbaikan berkelanjutan. Tindakan itu bisa dalam bentuk tindakan korektif, pelatihan, reorganisasi, inovasi, dan sebagainya.
10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
Segala ketidaksesuaian perlu ditanggapi dengan mengambil tindakan untuk mengendalikannya dan menghadapinya konsekuensi. Setelah diidentifikasi, ketidaksesuaian harus memicu tindakan korektif untuk menghapus penyebab ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya. Efektivitas tindakan yang diambil harus dievaluasi dan didokumentasikan, bersama dengan yang awalnya dilaporkan informasi tentang ketidaksesuaian / tindakan korektif dan hasil yang dicapai.
10.3 Peningkatan berkelanjutan
Peningkatan berkelanjutan adalah aspek kunci dari SML, untuk mencapai dan mempertahankan Manajemen Lingkungan Kesesuaian, kecukupan, dan keefektifan sistem mengenai tujuan organisasi
