Quality Management Principle (QMP)

Quality Management Principle (QMP)

Salah satu definisi “principle” adalah bahwa itu adalah keyakinan dasar, teori atau aturan yang memiliki pengaruh besar pada cara di mana sesuatu dilakukan.

QMP dapat digunakan sebagai landasan untuk memandu organisasi peningkatan kinerjanya. Mereka dikembangkan dan diperbarui oleh pakar internasional ISO/TC 176, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara standar manajemen mutu ISO.

Apa itu QMP ?

QMP yang dalam Bahasa Indonesia sering disebut “Prinsip Manajemen Mutu” adalah satu set keyakinan fundamental, norma, aturan, dan nilai yang diterima sebagai benar dan dapat digunakan sebagai dasar manajemen mutu.

Tujuh prinsip manajemen mutu adalah:

QMP 1 – Fokus pelanggan

QMP 2 – Kepemimpinan

QMP 3 – Keterlibatan orang

QMP 4 – Pendekatan proses

QMP 5 – Peningkatan

QMP 6 – Pengambilan keputusan berbasis bukti

QMP 7 – Manajemen hubungan

Prinsip-prinsip ini tidak tercantum dalam urutan prioritas. Kepentingan relative setiap prinsip akan bervariasi dari organisasi ke organisasi dan dapat bisa berubah seiring waktu.

1. Fokus ke Pelanggan

Penyataan : Fokus utama manajemen mutu adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan berusaha untuk melebihi harapan pelanggan.

Alasan : Keberhasilan yang berkelanjutan dicapai ketika organisasi menarik dan mempertahankan kepercayaan pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya.

Setiap aspek interaksi pelanggan menyediakan kesempatan untuk menciptakan nilai lebih bagi pelanggan. Memahami kebutuhan saat ini dan masa depan pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya berkontribusi untuk keberhasilan organisasi yang berkelanjutan.

Manfaat Utama :

Peningkatan nilai pelanggan
Peningkatan kepuasan pelanggan
Peningkatan loyalitas pelanggan
Peningkatan bisnis berulang
Peningkatan reputasi organisasi
Basis pelanggan yang diperluas
Peningkatan pendapatan dan pangsa pasar

Tindakan yang dapat di lakukan :

Kenali pelanggan langsung dan tidak langsung sebagai mereka yang menerima nilai dari organisasi.
Memahami kebutuhan & harapan pelanggan saat ini dan masa depan.
Hubungkan tujuan organisasi dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.
Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan di seluruh organisasi.
Merencanakan, merancang, mengembangkan, memproduksi, menyampaikan, dan mendukung barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
Mengukur dan memantau kepuasan pelanggan dan mengambil tindakan yang tepat.
Menentukan dan mengambil tindakan atas minat kebutuhan dan harapan pihak yang dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Secara aktif mengelola hubungan dengan pelanggan untuk mencapai kesuksesan yang berkelanjutan.

2. Kepemimpinan

Penyataan : Pemimpin di semua tingkatan membangun kesatuan tujuan dan arah dan menciptakan kondisi di mana orang-orang terlibat dalam mencapai sasaran mutu organisasi.

Alasan : Penciptaan kesatuan tujuan dan arah dan keterlibatan orang memungkinkan organisasi untuk menyelaraskan strateginya, kebijakan, proses dan sumber daya untuk mencapai tujuannya.

Manfaat Utama :

Peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam memenuhi kualitas tujuan organisasi
Proses Koordinasi yang lebih baik dalam organisasi
Peningkatan komunikasi antara tingkat dan fungsi dalam organisasi
Pengembangan dan peningkatan dari kemampuan organisasi dan orang-orangnya untuk memberikan hasil yang diinginkan

Tindakan yang dapat dilakukan

Mengkomunikasikan misi, visi, strategi, kebijakan, dan proses di seluruh organisasi.
Menciptakan dan mempertahankan nilai-nilai bersama, keadilan dan model etika untuk perilaku di semua tingkatan dari organisasi.
Membangun budaya kepercayaan dan integritas.
Mendorong komitmen di seluruh organisasi untuk kualitas.
Pastikan bahwa para pemimpin di semua tingkatan bersikap positif contoh kepada orang-orang dalam organisasi.
Menyediakan orang dengan sumber daya yang dibutuhkan, pelatihan dan wewenang untuk bertindak dengan akuntabilitas.
Menginspirasi, mendorong, dan mengenali kontribusi setiap orang.

3. Keterlibatan Orang

Penyataan : Orang-orang yang kompeten, berdaya, dan terlibat di semua tingkatan organisasi sangat penting untuk meningkatkan kemampuannya untuk menciptakan dan memberikan nilai.

Alasan : Untuk mengelola organisasi secara efektif dan efisien, penting untuk melibatkan semua orang di semua tingkatan dan menghormati mereka sebagai individu.

Pengakuan, pemberdayaan dan peningkatan kompetensi memfasilitasi keterlibatan orang-orang dalam mencapai tujuan organisasi tujuan kualitas.

Manfaat Utama :

Peningkatan pemahamandari sasaran mutu organisasi oleh orang-orang dalam organisasi
dan meningkatkan motivasi untuk mencapainya
Peningkatan keterlibatan orang dalam kegiatan perbaikan
Peningkatan pengembangan pribadi, inisiatif dan kreativitas
Peningkatan kepuasan orang
Meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi di seluruh organisasi
Peningkatan perhatian pada nilai-nilai bersama dan budaya di seluruh organisasi

Tindakan yang dapat dilakukan

Berkomunikasi dengan orang-orang untuk mempromosikan pemahaman tentang pentingnya kontribusi individu mereka.
Mempromosikan kolaborasi di seluruh organisasi.
Memfasilitasi diskusi terbuka dan berbagi dari pengetahuan dan pengalaman.
Memberdayakan orang untuk menentukan kendala untuk kinerja dan untuk mengambil inisiatif tanpa rasa takut.
Mengakui dan mengakui orang untuk berkontribusi, pembelajaran dan perbaikan.
Aktifkan evaluasi kinerja sendiri & tujuan pribadi.
Melakukan survei untuk menilai kepuasan orang, mengkomunikasikan hasil, dan mengambil tindakan yang tepat.

4. Pendekatan Terhadap Proses

Penyataan : Hasil yang konsisten dan dapat diprediksi tercapai lebih efektif dan efisien ketika aktivitas dipahami dan dikelola sebagai saling terkait proses yang berfungsi sebagai sistem yang koheren.

Alasan : Sistem manajemen mutu terdiri dari proses yang saling terkait. Memahami bagaimana hasilnya dihasilkan oleh sistem ini memungkinkan sebuah organisasi untuk mengoptimalkan sistem dan kinerjanya.

Manfaat Utama :

Peningkatan kemampuan untuk memfokuskan upaya pada proses utama dan peluang untuk perbaikan
Hasil yang konsisten dan dapat diprediksi melalui sistem proses yang selaras
Kinerja yang dioptimalkan melalui efektif manajemen proses, penggunaan sumber daya yang efisien, dan mengurangi hambatan lintas fungsi
Memungkinkan organisasi untuk memberikan kepercayaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai konsistensinya, efektivitas dan efisiensi

Tindakan yang dapat dilakukan

Tentukan tujuan dari sistem dan tentukan proses yang diperlukan untuk mencapainya.
Menetapkan wewenang, tanggung jawab dan akuntabilitas untuk mengelola proses.
Memahami kemampuan organisasi dan menentukan sumber daya & kendala yang ada sebelum melakukan tindakan.
Tentukan saling ketergantungan proses dan analisis efeknya modifikasi proses individu pada sistem secara keseluruhan.
Kelola proses dan keterkaitannya sebagai sistem untuk mencapai sasaran mutu organisasi secara efektif dan efisien.
Pastikan informasi yang diperlukan tersedia untuk mengoperasikan dan meningkatkan proses dan untuk memantau, menganalisis, dan mengevaluasi kinerja dari sistem secara keseluruhan.
Mengelola risiko yang dapat mempengaruhi output dari proses dan hasil sistem manajemen mutu secara keseluruhan.

5. Peningkatan

Penyataan : Organisasi yang sukses memiliki fokus pada peningkatan yang berkelanjutan.

Alasan : Peningkatan sangat penting bagi organisasi untuk dipertahankan tingkat kinerja saat ini, untuk bereaksi terhadap perubahan dalam kondisi internal dan eksternalnya dan untuk menciptakan kesempatan baru.

Manfaat Utama :

Peningkatan kinerja proses, kemampuan organisasi dan kepuasan pelanggan
Peningkatan fokus pada investigasi akar penyebab, diikuti dengan pencegahan dan tindakan korektif

Peningkatan kemampuan untuk mengantisipasi dan bereaksi terhadap risiko dan peluang internal dan eksternal
Peningkatan dengan mempertimbangan peningkatan secara bertahap dan peningkatan dengan terobosan terbaru
Peningkatan penggunaan pembelajaran untuk perbaikan
Peningkatan dorongan untuk inovasi

Tindakan yang dapat dilakukan :

Mempromosikan tujuan peningkatan atau perbaikan di semua tingkatan organisasi.
Mendidik dan melatih orang-orang di semua tingkatan tentang bagaimana menerapkan alat dan metodologi dasar untuk mencapai tujuan dari peningkatan/perbaikan.
Pastikan orang-orang kompeten untuk berhasil mempromosikan dan menyelesaikan proyek perbaikan.
Kembangkan dan terapkan proses untuk diimplementasikan proyek perbaikan di seluruh organisasi.

Melacak, meninjau dan mengaudit perencanaan, pelaksanaan, penyelesaian dan hasil dari proyek perbaikan.

Mengintegrasikan & mempertimbangan peningkatan/perbaikan ke dalam pengembangan barang / pelayanan baru atau barang / pelayanan yang dimodifikasi.
Mengakui dan menghargai setiap adanya proses peningkatan/perbaikan.

6.Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti

Penyataan : Keputusan berdasarkan analisis dan evaluasi terhadap data dan informasi lebih mungkin untuk menghasilkan hasil yang diinginkan.

Alasan : Pengambilan keputusan bisa menjadi proses yang kompleks, dan itu selalu melibatkan beberapa ketidakpastian. Itu sering melibatkan berbagai jenis dan sumber input, serta interpretasinya, yang dapat menjadi subyektif. Penting untuk dipahami hubungan sebab-akibat dan potensi Konsekuensi yang tidak diinginkan. Fakta, bukti dan analisis data mengarah pada objektivitas yang lebih besar dan kepercayaan diri dalam pengambilan keputusan.

Manfaat Utama :

Peningkatan dalam proses pengambilan keputusan
Peningkatan dalam proses penilaian kinerja dan kemampuan untuk mencapai tujuan
Peningkatan efektivitas operasional dan efisiensi
Peningkatan kemampuan untuk meninjau, menantang dan mengubah pendapat dan keputusan
Peningkatan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas keputusan masa lalu

Tindakan yang dapat dilakukan

Menentukan, mengukur, dan memantau indikator kunci untuk ditunjukkan kinerja organisasi.
Buat semua data yang dibutuhkan tersedia kepada orang-orang yang relevan.
Pastikan bahwa data dan informasi cukup akurat, dapat diandalkan dan aman.
Menganalisis dan mengevaluasi data dan informasi menggunakan yang metoda yang sesuai.
Pastikan orang-orangnya kompeten untuk menganalisis dan mengevaluasi data sesuai kebutuhan.
Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan bukti, seimbang dengan pengalaman dan intuisi.

7. Manajemen Hubungan

Penyataan : Untuk kesuksesan yang berkelanjutan, sebuah organisasi harus mengelola hubungan yang baik dengan pihak yang berkepentingan, seperti pemasok.

Alasan : Pihak-pihak yang berkepentingan mempengaruhi kinerja suatu organisasi. Keberhasilan yang berkelanjutan lebih mungkin untuk dicapai ketika organisasi mengelola hubungan dengan semua pihak yang berkepentingan untuk mengoptimalkan dampaknya terhadap kinerja. Manajemen hubungan dengan pemasok dan jaringan mitra sangat penting.

Manfaat utama :

Peningkatan kinerja organisasi dan pihak-pihak yang berkepentingan melalui tanggapan dengan peluang dan kendala yang terkait dengan masing-masing pihak yang berkepentingan
Pemahaman bersama tentang tujuan dan nilai di antara pihak yang berkepentingan
Peningkatan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi yang tertarik pihak dengan berbagi sumber daya dan kompetensi dan mengelola risiko terkait kualitas
Rantai pasokan yang dikelola dengan baik yang memberikan stabilitas arus barang dan jasa

Tindakan yang dapat dilakukan

Menentukan pihak berkepentingan yang relevan (seperti pemasok, mitra, pelanggan, investor, karyawan, dan masyarakat secara keseluruhan) dan hubungan mereka dengan organisasi.
Menentukan dan memprioritaskan hubungan pihak yang berkepentingan yang perlu dikelola.
Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang.
Mengumpulkan dan berbagi informasi, keahlian, dan sumber daya dengan pihak terkait yang berkepentingan.
Ukur kinerja dan berikan kinerja umpan balik kepada pihak-pihak yang berkepentingan, sebagaimana mestinya, untuk meningkatkan inisiatif perbaikan.
Membangun pengembangan dan peningkatan kolaboratif kegiatan dengan pemasok, mitra, dan pihak lain yang berkepentingan Para Pihak.
Mendorong dan mengenali peningkatan dan pencapaian oleh pemasok dan mitra.

Sumber :