Sertifikasi ISO 37001 Bukan Akhir, tapi Awal: Merawat Budaya Anti-Suap dengan Konsisten

Selamat kepada organisasi Bapak/Ibu yang telah berhasil meraih sertifikasi ISO 37001! Prestasi ini menunjukkan komitmen kuat dalam menerapkan sistem manajemen anti-penyuapan yang efektif. Namun, dalam aktivitas harian yang dinamis dan penuh tuntutan pelayanan prima, seringkali beberapa aspek penting dari ISO 37001 terlewat dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu, diperlukan upaya berkelanjutan agar seluruh persyaratan dan prinsip anti-suap tetap dipenuhi dan diimplementasikan dengan optimal.

Berikut adalah beberapa langkah dan area fokus yang harus mendapat perhatian agar penerapan ISO 37001 terus berjalan efektif:

Pimpinan Organisasi

1. Pemutakhiran Kebijakan Anti-Suap
   • Pastikan kebijakan anti-suap selalu diperbarui dan relevan dengan kondisi terkini.
2. Sosialisasi Berkelanjutan
   • Lakukan sosialisasi rutin kepada seluruh pihak internal dan eksternal. Rekam setiap sesi sosialisasi sebagai bukti dokumentasi.
3. Evaluasi Tim FKAP (Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan)
   • Tinjau efektivitas tim FKAP secara berkala, termasuk penilaian kebutuhan tambahan anggota sesuai perkembangan risiko.
4. Manajemen Review Tahunan
   • Laksanakan manajemen review minimal satu kali setahun setelah audit internal dilakukan. Pastikan agenda mencakup evaluasi sistem dan perbaikan berkelanjutan.

Tim Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP)

1. Pemutakhiran Konteks Organisasi
   • Pastikan dokumen konteks organisasi selalu diperbarui sesuai kondisi dan risiko terbaru.
2. Review Risiko Berkala & Pemuktahiran Tabel Risiko
   • Lakukan peninjauan rutin terhadap risiko yang telah diidentifikasi dan dokumentasikan hasilnya.
   • Pastikan tabel risiko anti-suap diperbarui secara berkala dan setiap PIC melaksanakan kontrol serta mitigasi dengan baik.
3. Evaluasi Sistem Manajemen Anti-Suap
   • Pastikan ada notulen dan bukti rapat evaluasi implementasi sistem anti-penyuapan.
4. Pelaksanaan Audit Internal
   • Audit internal harus dijalankan dengan auditor kompeten, disertai jadwal, bukti audit, dan status tindak lanjut temuan.
5. Rekap Laporan Dugaan Penyuapan dan Pemberian Hadiah
   • Dokumentasikan setiap laporan dugaan penyuapan atau pemberian di atas batas yang diizinkan, serta tindakan lanjutan yang diambil.
6. Memastikan Semua Dokumen Baik Prosedur Dan Catatan Dipelihara Dengan Baik
   • Pastikan daftar induk dokumen internal selalu diperbaharui jika ada perubahan.
   • Pastikan daftar induk dokumen eksternal selalu diperbaharui jika ada perubahan.

Divisi HRD

1. Pelaksanaan Prosedur Berisiko Tinggi
   • Pastikan prosedur seperti rekrutmen, promosi, mutasi, dan pemilihan vendor pelatihan berjalan sesuai standar anti-suap.
2. Uji Kelayakan Personalia
   • Terapkan uji kelayakan pada karyawan baru, promosi, atau posisi dengan risiko tinggi penyuapan, sesuai dengan prosedur yang berlaku.
3. Training Berkala
   • Laksanakan pelatihan rutin tentang Sistem Manajemen Anti-Penyuapan (SMAP) dan kebijakan ISO 37001 bagi seluruh karyawan.
4. Penandatanganan Komitmen Anti-Suap
   • Pastikan seluruh karyawan menandatangani dokumen komitmen anti-penyuapan sebagai bagian dari kesadaran dan kepatuhan.

Purchasing / Pengadaan

1. Pelaksanaan Prosedur Berisiko Tinggi
   • Jalankan prosedur seleksi, evaluasi, dan pembelian vendor dengan prinsip transparansi dan anti-suap.
2. Uji Kelayakan Rekan Bisnis
   • Pastikan setiap vendor atau supplier baru yang memiliki risiko penyuapan menjalani uji kelayakan.
3. Komitmen Anti-Suap Vendor
   • Kumpulkan komitmen tertulis anti-suap dari setiap vendor sebagai bagian dari kesepakatan bisnis.

Divisi Marketing

1. Prosedur Marketing yang Transparan
   • Pastikan seluruh kegiatan pemasaran, seperti tender dan negosiasi, berjalan sesuai prosedur yang meminimalkan risiko penyuapan.
2. Uji Kelayakan Proyek
   • Terapkan uji kelayakan terhadap setiap proyek baru untuk memastikan kepatuhan dengan kebijakan anti-suap.

Divisi Keuangan

1. Pelaksanaan Prosedur Keuangan yang Berisiko
   • Jalankan prosedur pembayaran dan pengelolaan kas dengan pengawasan ketat untuk mencegah penyuapan.
2. Audit Keuangan Eksternal Tahunan (jika diperlukan)
   • Lakukan audit keuangan independen secara berkala (jika diperlukan), dengan laporan resmi sebagai bukti transparansi.

Penerapan ISO 37001 tidak hanya sekadar mematuhi standar, tetapi juga mencerminkan integritas dan komitmen organisasi terhadap etika bisnis yang bersih dan transparan. Dengan mengintegrasikan budaya anti-suap ke dalam setiap aktivitas, organisasi dapat menjaga reputasi, meningkatkan kepercayaan pelanggan, dan mengurangi risiko operasional yang merugikan.

Mari terus berkomitmen dalam menjaga lingkungan kerja bebas dari praktik suap dan korupsi!