Tak terasa bergulirnya waktu demi waktu telah membawa kita pada pengujung tahun dan akan memasuki tahun baru berikutnya. Bagi organisasi, bertemu akhir tahun akan sangat menantang sekaligus menakutkan. Target yang belum tercapai, laporan tahunan yang harus dibuat, dan perencanaan tahun depan yang harus dipersiapkan dari sekarang. Sangat penting untuk mengatur dan merapikan semua aspek utama dalam organisasi pada akhir tahun agar mengakhiri tahun dengan baik dan memungkinkan untuk membangun dasar yang kokoh dan melakukan peningkatan untuk tahun berikutnya.
Berikut 7 hal yang harus menjadi perhatian diakhir tahun
1. Meninjau Kinerja
Kinerja ini berlaku untuk kinerja organisasi, kinerja departemen atau bagian, termasuk kinerja perorangan. Dalam tinjauan kinerja, kita mengevaluasi kinerja keseluruhan, termasuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, menawarkan umpan balik, dan membantu menentukan peningkatan selanjutnya.
Keputusan ini dapat melibatkan salah satu dari berikut ini:
- Kemampuan untuk mencapai target dan memenuhi tenggat waktu.
- Mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan dalam tim dan menemukan solusinya.
- Mengidentifikasi peran baru yang mungkin perlu dibuat.
- Kesempatan unik untuk meninjau dan memperbaiki prosedur atau dokumentasi yang sudah ada selama ini.
- Penghargaan bagi pihak yang berprestasi.
Berdasarkan pencapaian di tahun ini, perlu indentifikasi tindakan perbaikan untuk meningkatkan kinerja kedepannya. Perlu juga ditinjau apakah sasaran organisasi masih relevan dengan kebijakan organisasi saat ini, khususnya untuk tahun depan. Mengantisipasi semua isu internal dan eksternal yang akan berpengaruh kepada kinerja organisasi ditahun depan.
2. Meninjau Keuangan Organisasi
Laporan keuangan harus dipelihara secara menyeluruh sepanjang tahun dan dipertanggungjawabkan dengan benar dan akurat pada akhir tahun. Laporan keuangan akhir tahun (merinci laba rugi), laporan pajak, laporan arus kas, dokumentasi penggajian, laporan vendor (jika ada) dan dokumen pendukung lainnya merupakan beberapa dokumen utama yang harus dirinci dan dianalisis dengan benar. Evaluasi keuangan akhir tahun akan memberi tahu organisasi kebenaran tentang di mana bisnis atau aktifitas organisasi berada, berdasarkan tinjauan tahun lalu dan rencana kedepannya. Peran seorang akuntan sangat penting untuk hal ini.
3. Meninjau Kembali Dokumentasi Organisasi
Tidak ada perusahaan yang dapat eksis tanpa data dan informasi yang terus-menerus bertambah dan berubah baik secara internal maupun eksternal. Semua file dan data yang dibuat harus disusun dan disimpan dengan benar di lokasi yang aman. Data tersebut meliputi informasi klien, catatan pertemuan, email, foto dan video, briefing, bahan penelitian dan sebagainya. Ada dua cara utama yang dapat Anda lakukan tentang hal ini: yang pertama adalah menempatkannya di sistem penyimpanan berbasis cloud (Misalnya, Google Drive, One Drive, dan Dropbox) dan yang lainnya adalah meletakkannya di hard drive eksternal.
Perlu juga untuk meninjau kemuktahiran dokumen yang ada saat ini. Beberapa hal yang perlu menjadi perhatian.
- Apakah kontek organisasi perlu direvisi ?
- Apakah kebutuhan dan harapan pelanggan berubah ?
- Apalah ada risiko dan peluang baru yang perlu ditambahkan kedalam risk register yang sudah ada selama ini.
- Struktur organisasi perlu juga dilihat apakah masih sesuai atau sudah berubah dengan kondisi aktualnya.
- Apakah tugas & tanggung jawab pekerja masih sama atau perlu ada rivisi ?
- Buku induk dokumen atau master list perlu ditinjau kembali untuk memastikan semua dokumen yang digunakan sudah dimuktahirkan.
- Dll
4. Evaluasi Apa Yang Sudah Dipelajari Dan Tumbuh Ditahun Ini.
Organisasi harus selalu meningkat atau tumbuh secara terus-menerus. Ini sebuah keharusan. Meskipun misalnya secara kinerja tidak tercapai, coba dievaluasi, apakah ada hal lain yang bertumbuh ditahun ini. Misalnya peningkatan skill, menggunaan teknologi baru, penggunaan aplikasi baru, penerapan standard baru, kondisi kantor yang lebih teratur, pendokumenan yang lebih baik, cost saving, produk baru dll. Catat dan dokumentasikan pertumbuhan ini, untuk dijadikan tantangan ditahun berikutnya.
5. Tinjau Kebijakan Organisasi
Sebelum melompat ke dalam rencana dan kegiatan untuk tahun depan, penting untuk mengevaluasi pencapaian tujuan organisasi diakhir tahun ini. Tinjau semua rencana-rencana ini dengan dilengkapi dengan laporan untuk tahun yang akan berakhir. Pelajari rencana organisasi dan dokumen terkait lainnya yang berkaitan dengan tahun bisnis atau aktifitas untuk memberi kita perspektif yang terperinci dan realistis tentang di mana tepatnya bisnis atau organisasi kita berada saat ini.
Beberapa pertanyaan yang bisa diakukan ;
- Apakah organisasi mencapai semua yang sudah direncanakan?
- Jika tidak, mengapa tidak?
- Bagaimana organisasi dapat meningkatkan tujuan saat ini?
- Apa saja tantangan dan pencapaian yang dicapai sepanjang tahun?
- Berdasarkan refleksi ini, Anda dapat menetapkan tujuan masa depan.
6. Rayakan Pencapaian
Ini mungkin tampak sepele bagi sebagian organisasi, tetapi ini adalah elemen penting dan valid yang dapat memberikan dorongan besar bagi organisasi. Ingatan manusia bisa menjadi hal yang berubah-ubah dan sangat mudah untuk fokus pada perjuangan masa kini sambil melupakan pencapaian masa lalu.
Sebelum tahun ini habis, luangkan waktu untuk membuat list pencapaian organisasi dan rayakan pencapaian ini bersama karyawan, pemangku kepentingan, pelanggan, dan klien Anda. Ini adalah cara yang bagus untuk membangun semangat tim, meningkatkan moral dan membuat karyawan tetap terlibat dan siap untuk mengambil tugas untuk tahun mendatang.
7. Berkemas di akhir tahun
Diakhir tahun ini tidak ada salahnya kita untuk menata dan menyusun kembali area atau tempat kita bekerja, serta membersihkannya agar memberikan rasa puas dan segar diawal tahun nanti. Implementasi 5S atau 5R adalah salah satu yang dianjurkan diakhir tahun ini. Syukur-syukur program 5S ini sudah ada sebelumnya. Proses bersih-bersih ini bukan hanya untuk ruangan kerja, tapi juga untuk dokumentasi digital yang ada di laptop atau PC kita.
Jangan biarkan kesibukan akhir tahun menghentikan kita untuk menata organisasi. Sebuah kepuasan tersendiri jika diawal tahun depan kita sudah lebih siap daripada tahun sebelumnya. Selamat tahun baru dan mari kita jadikan perbaikan yang berkesinambungan sebagai budaya organisasi untuk meningkatkan kinerja ditahun depan.
