5.2 Kebijakan
Setelah diterbitkannya ISO 9001 versi terbaru ditahun 2015. Ada pertanyaan yang muncul, apakah ada perbedaan aturan mengenai kebijakan ini dibandingkan dengan versi tahun 2008? Tidak ada perbedaan yang signifikan, akan tetapi tentu akan ada pertimbangan lain dalam penyusunan kebijakan ini sehubungan dengan adanya klasul baru di konteks organisasi dan dalam penekanan peningkatan kinerja.
5.2.1 Penetapan kebijakan mutu
Maksud dari sub klausul ini adalah untuk memastikan bahwa sebuah kebijakan mutu yang ditetapkan harus sejalan dengan arahan strategis organisasi, termasuk pemahaman organisasi tentang arti kualitas bagi internal dan bagi pelanggannya (ekternal). Kebijakan mutu menggambarkan maksud dan arahan organisasi sebagaimana dinyatakan secara formal oleh manajemen puncak.
Kebijakan mutu yang baik harus dapat memenuhi hal berikut :
- sesuai dan mendukung arahan strategisnya organisasi;
- menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan tujuan (yang berarti setiap sasaran yang sesuai dengan kebijakan mutu harus dapat diukur) ;
- memberikan komitmen terhadap organisasi dalam memenuhi persyaratan yang berlaku, seperti persyaratan pelanggan atau peraturan perundang-undangan;
- memberikan komitmen untuk secara terus menerus meningkatkan sistem manajemen mutu.
Beberapa masukan yang dapat dipertimbangkan dalam menetapkan kebijakan mutu,:
- pemahaman yang jelas tentang konteks organisasi, termasuk kinerja sistem manajemen saat ini dan kebutuhan dan harapan dari pihak yang berkepentingan;
- arahan strategis organisasi, berdasarkan misinya, visi, prinsip panduan dan nilai inti;
- Tingkat dan jenis perbaikan masa depan yang dibutuhkan agar organisasi dapat sukses;
- tingkat kepuasan pelanggan yang diharapkan;
- sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi hasil yang diharapkan;
- kontribusi potensial dari pihak berkepentingan yang relevan.
5.2.2 Mengkomunikasikan kebijakan mutu
Maksud dari sub ayat ini adalah untuk memastikan bahwa kebijakan mutu dikomunikasikan, dipahami dan diterapkan oleh orang-orang dalam organisasi sehingga mereka dapat berkontribusi terhadap efektivitas sistem manajemen mutu, dan kebijakan ini tersedia bagi pihak yang berkepentingan yang relevan.
Organisasi harus memastikan bahwa kebijakan mutu tersedia dan mempertahankannya sebagai informasi terdokumentasi. Untuk menjaga kebijakan mutu, organisasi harus memeriksanya secara berkala untuk menentukan apakah masih sesuai dengan tujuan organisasi. Ini bisa dilakukan, misalnya, sebagai bagian dari proses tinjauan manajemen (lihat ISO 9001: 2015, 9.3).
Organisasi perlu memastikan bahwa kebijakan mutu dipahami dengan jelas di seluruh organisasi. Hal ini dapat dicapai dengan mempertimbangkan persyaratan untuk kesadaran (lihat ISO 9001: 2015, 7.3) dan komunikasi (lihat ISO 9001: 2015, 7.4) oleh orang-orang pada tingkat yang berbeda dalam organisasi.
Kebijakan mutu dapat dikomunikasikan dengan berbagai metode seperti melalui papan pengumuman, poster, screensaver, situs web organisasi, atau selama pertemuan rutin. Organisasi harus membuat kebijakan mutu tersedia dan mudah di akses oleh pihak yang berkepentingan seperti pihak eksternal, mitra, pelanggan, rekan bisnis dan regulator. Hal ini dapat dilakukan sesuai permintaan atau dengan menerbitkan kebijakan mutu di situs web.
Diharapkan manajemen puncak secara rutin melakukan tinjauan dan penilaian terhadap kebijakan organisasi yang sudah ada selama ini dan melihat keefektifan komunikasi yang sudah dilakukan.
M.Aristian
