Metode Audit Internal Yang Efektif

Banyak Perusahaan yang melakukan audit internal hanya sebagai rutinitas tahunan dalam rangka memenuhi persyaratan dari ISO. Biasanya dilakukan sebelum audit eksternal oleh Badan sertifikasi. Perusahaan tidak menyadari bahwa audit internal ini akan bisa jauh lebih efektif hasilnya karena bisa dilakukan lebih sering dan lebih disesuaikan dengan permasalahan yang sedang terjadi di Perusahaan. Perusahaan bisa lebih terbuka dalam transparan dalam pelaksanaan audit internal karena di lakukan oleh pihak internal.

Melalui audit Perusahaan dapat mengetahui kinerja dan efektivitas sistem manajemen dari pandangan yang tidak memihak, untuk memastikan bahwa pengaturan direncanakan, dilaksanakan dan dipelihara dengan secara efektif. Melalui audit internal dapat digunakan untuk menentukan apakah sistem manajemen sesuai dengan persyaratan dari ISO dan persyaratan organisasi.

Metode audit internal harus mencakup pengamatan langsung terhadap proses, wawancara dengan orang yang relevan, dan pemeriksaan informasi terdokumentasi (seperti prosedur internal, gambar, spesifikasi, standar, persyaratan pelanggan, persyaratan undang-undang dan peraturan, dan dalam sistem manajemen perusahaan).

Perusahaan diminta untuk membuat Progam Audit. Progam audit adalah Pengaturan satu atau lebih audit, yang direncanakan untuk jangka waktu tertentu dan diarahkan untuk tujuan tertentu. Program audit harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan, sumber daya dan budaya organisasi secara spesifik.

Saat ini banyak perusahaan memiliki kecenderungan melakukan audit untuk semua proses dengan frekwensi yang sama. Tidak melibatkan pemikiran berdasarkan resiko. Padahal program audit harus menunjukkan seberapa sering organisasi akan melakukan audit (misalnya bulanan, kuartalan, tahunan, atau sesuai jadwal yang berbeda untuk area atau proses selama setahun). Ketika menentukan frekuensi, organisasi harus menerapkan pemikiran berbasis risiko dan mempertimbangkan seberapa sering proses dilakukan, atau seberapa matang atau seberapa kompleks prosesnya. Misalnya, proses yang lebih matang cenderung memerlukan audit internal yang tidak terlalu sering. Proses yang lebih kompleks memerlukan audit internal yang lebih sering dan mendalam.

Daftar masukan yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan audit mencakup :

pentingnya proses;
prioritas manajerial;
kinerja proses;
perubahan yang mempengaruhi organisasi;
hasil dari audit sebelumnya (misalnya riwayat masalah);
Kecenderungan dalam keluhan pelanggan;
masalah peraturan perundang-undangan

Program audit internal organisasi juga harus menentukan metode yang akan digunakan untuk audit; Metode ini dapat mencakup wawancara, observasi, pengambilan sampel dan tinjauan informasi. Sebagai praktik terbaik, organisasi harus merencanakan dan melaksanakan audit sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu, melalui proyek atau proses, dan bukan berdasarkan klausul spesifik ISO 9001. Metoda yang digunakan dalam internal audit harus dipahami secara dalam oleh internal auditor. Pemahaman terhadap Internal Auditor ini biasanya dilakukan dengan mengikut sertakan para internal auditor dalam Pelatihan Internal Auditor.

Sebagai bagian dari kegiatan perencanaan, organisasi harus menentukan kriteria dan ruang lingkup audit internal. Kriteria audit dapat didefinisikan berdasarkan standar atau persyaratan tertentu dan cakupan audit dapat mencakup departemen, lini produk, proses, atau fasilitas tertentu.

Setelah audit internal selesai, hasilnya harus dilaporkan ke manajer terkait. Berdasarkan hasil ini, diperlukan koreksi dan tindakan perbaikan yang tepat. Suatu organisasi dapat memilih untuk menetapkan kriteria kapan tindakan perbaikan diperlukan, berdasarkan faktor-faktor seperti tingkat keparahan ketidaksesuaian. Biasanya, organisasi menetapkan waktu untuk merespons dan memperbaiki ketidaksesuaian dan mengambil tindakan korektif, untuk memastikan penerapannya tepat pada waktunya.

Untuk menambah nilai selama audit internal, dimungkinkan untuk mengamati kondisi yang memenuhi persyaratan, namun mungkin merupakan kelemahan potensial dalam sistem manajemen mutu; Secara bergantian, peluang peningkatan dapat ditentukan berdasarkan pengalaman dari audit internal lainnya dan praktik yang diamati pada proses atau lokasi lain.

Dalam kasus tersebut, jika sebuah organisasi memasukkan informasi ini ke dalam laporan audit, dapat memberikan informasi kepada manajer untuk memutuskan apakah tepat untuk memulai tindakan untuk perbaikan.

Organisasi diharuskan untuk menyimpan informasi terdokumentasi untuk memberikan bukti bahwa program audit sedang dilaksanakan dan hasil auditnya.

Dengan menggunakan proses Audit Internal untuk fokus membantu memperbaiki proses, dan bukan hanya untuk menjaga kepatuhan, perusahaan dapat melihat lebih banyak nilai dari audit. Perbaikan proses adalah salah satu elemen kunci dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, dan harus menjadi salah satu motivator utama perusahaan yang ingin menerapkan dan memelihara SMM yang baik. Perbaikan proses tidak hanya membantu efisiensi, tapi juga menghemat waktu.