FAQ – Transisi ISO 9001:2015 ke ISO 9001:2026

Transisi ISO 9001:2015 ke ISO 9001:2026

Panduan bagi Organisasi yang Telah Tersertifikasi ISO 9001:2015

Berikut adalah 35 pertanyaan dan jawaban mengenai transisi ISO 9001:2026, disusun berdasarkan dokumen Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), Version 1.0, dengan tambahan penjelasan praktis mengenai perubahan standar dan persiapan organisasi.

A. Informasi Umum ISO 9001:2026

1. Apa itu ISO 9001:2026?

ISO 9001:2026 adalah edisi terbaru standar internasional Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) yang menggantikan ISO 9001:2015, termasuk Amendment 1:2024.

Versi terbaru ini memperkuat beberapa aspek penting, seperti kepemimpinan, budaya mutu (quality culture), perilaku etis (ethical behaviour), pengelolaan risiko dan peluang, serta pengelolaan perubahan organisasi.

2. Mengapa standar ISO 9001 diperbarui?

Pembaruan dilakukan untuk:

• Menyesuaikan standar dengan perkembangan kebutuhan organisasi dan dunia bisnis.
• Memperkuat budaya mutu dan perilaku etis.
• Memperjelas pengelolaan risiko dan peluang.
• Memperkuat efektivitas pengelolaan perubahan.
• Menyelaraskan struktur dan terminologi dengan standar sistem manajemen ISO lainnya.

3. Apa perubahan utama dalam ISO 9001:2026 dibandingkan ISO 9001:2015?

Beberapa perubahan penting meliputi:

Secara keseluruhan, perubahan persyaratan relatif terbatas sehingga organisasi diharapkan dapat melakukan transisi tanpa membangun ulang seluruh sistem manajemen mutunya.

4. Apakah transisi ke ISO 9001:2026 bersifat wajib?

Ya. Organisasi yang ingin mempertahankan sertifikasi ISO 9001 terakreditasi harus melakukan transisi dari ISO 9001:2015 ke ISO 9001:2026 sebelum batas akhir periode transisi.

5. Kapan ISO 9001:2026 diterbitkan secara resmi?

ISO 9001:2026 diterbitkan pada 16 September 2026, dengan periode transisi selama tiga tahun.

B. Jadwal dan Batas Waktu Transisi

6. Apa batas waktu akhir transisi ISO 9001:2026 bagi organisasi tersertifikasi?

Batas akhir transisi adalah 30 September 2029. Sebelum batas tersebut, organisasi harus telah menyelesaikan audit transisi dan proses penerbitan sertifikat ISO 9001:2026.

7. Apa yang terjadi setelah 30 September 2029?

Setelah tanggal tersebut:

• Sertifikasi terakreditasi ISO 9001:2015 tidak lagi berlaku.
• Sertifikat ISO 9001:2015 tidak dapat dipertahankan sebagai sertifikasi terakreditasi yang masih berlaku.
• Organisasi yang belum menyelesaikan transisi tidak dapat lagi mengklaim memiliki sertifikasi ISO 9001 terakreditasi yang valid berdasarkan versi 2015.

8. Kapan sertifikasi awal (Initial Certification) wajib menggunakan ISO 9001:2026?

Mulai setelah 31 Maret 2028, seluruh sertifikasi awal hanya boleh diterbitkan berdasarkan ISO 9001:2026.

Oleh karena itu, organisasi yang masih mengajukan sertifikasi awal ISO 9001:2015 harus mempertimbangkan waktu pelaksanaan Stage 1, Stage 2, penyelesaian temuan, dan keputusan sertifikasi.

9. Apakah audit surveillance masih boleh menggunakan ISO 9001:2015 setelah 31 Maret 2028?

Ya. Audit surveillance masih dapat menggunakan ISO 9001:2015 selama periode transisi, sepanjang sertifikasi masih berlaku dan seluruh persyaratan sertifikasi tetap dipenuhi.

Namun, organisasi tetap harus menyelesaikan transisi ke ISO 9001:2026 sebelum 30 September 2029.

10. Apakah audit recertification masih boleh menggunakan ISO 9001:2015 setelah 31 Maret 2028?

Ya. Audit recertification masih dapat menggunakan ISO 9001:2015 selama periode transisi.

Namun, sertifikasi ISO 9001:2015 yang diterbitkan tidak dapat berlaku melampaui 30 September 2029.

Untuk efisiensi, organisasi disarankan menggabungkan recertification dengan audit transisi ISO 9001:2026.

11. Apakah lembaga sertifikasi sudah dapat menerbitkan sertifikat ISO 9001:2026 sebelum tahun 2028?

Ya. Lembaga Sertifikasi dapat menerbitkan sertifikat ISO 9001:2026 terakreditasi setelah memperoleh keputusan transisi akreditasi dari Lembaga Akreditasi yang bersangkutan.

Dengan demikian, organisasi tidak harus menunggu hingga tahun 2028 untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2026.

12. Apakah organisasi boleh menunda transisi hingga mendekati batas akhir?

Secara ketentuan diperbolehkan, tetapi tidak disarankan. Penundaan dapat menimbulkan risiko keterbatasan jadwal audit, keterlambatan penyelesaian ketidaksesuaian, dan tidak terselesaikannya keputusan sertifikasi sebelum batas akhir.

Organisasi disarankan merencanakan transisi lebih awal, misalnya pada jadwal surveillance atau recertification tahun 2027–2028, apabila lembaga sertifikasinya sudah siap.

C. Pelaksanaan Audit Transisi

13. Apa itu audit transisi ISO 9001:2026?

Audit transisi adalah audit untuk mengevaluasi apakah sistem manajemen mutu organisasi telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2026.

Audit mencakup perubahan persyaratan standar, perubahan konteks organisasi, serta kebutuhan penyesuaian sistem manajemen mutu.

14. Kapan audit transisi dapat dilakukan?

Audit transisi dapat dilakukan:

• Bersamaan dengan audit surveillance terjadwal.
• Bersamaan dengan audit recertification.
• Melalui audit khusus (special transition audit).

Jadwal audit transisi disepakati antara organisasi dan Lembaga Sertifikasi.

15. Apakah organisasi harus melakukan audit transisi secara terpisah?

Tidak harus. Audit transisi dapat digabungkan dengan surveillance atau recertification untuk meningkatkan efisiensi waktu dan biaya.

16. Apakah audit transisi dapat dilakukan secara remote (daring)?

Ya. Audit transisi dapat dilakukan secara remote menggunakan teknologi informasi dan komunikasi sesuai ketentuan IAF MD 4, sepanjang tujuan audit dapat dicapai dan efektivitas pelaksanaannya dapat dibuktikan.

17. Apakah audit transisi membutuhkan tambahan audit time?

Tidak selalu. Kebutuhan tambahan waktu audit ditentukan berdasarkan:

• Tingkat perubahan sistem manajemen organisasi.
• Jenis audit yang dilaksanakan.
• Kompleksitas perubahan yang perlu diverifikasi.

Penentuan durasi audit dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi berdasarkan ISO/IEC 17021-1 dan IAF MD 5.

Untuk audit yang telah mencakup seluruh sistem manajemen, tambahan waktu mungkin tidak diperlukan.

18. Apa saja yang akan diperiksa auditor dalam audit transisi?

Auditor akan mengevaluasi penerapan persyaratan ISO 9001:2026, khususnya perubahan yang relevan dengan organisasi.

Beberapa area yang menjadi perhatian antara lain:

• Peran pimpinan dalam mempromosikan budaya mutu dan perilaku etis.
• Penentuan serta pengelolaan risiko dan peluang.
• Pengelolaan perubahan organisasi.
• Awareness personel.
• Perubahan konteks organisasi.
• Efektivitas penerapan sistem manajemen mutu.

19. Apakah audit transisi harus mencakup seluruh klausul ISO 9001:2026?

Audit transisi harus memastikan kesesuaian terhadap persyaratan ISO 9001:2026 yang berlaku bagi organisasi.

Namun, fokus audit transisi dapat diarahkan pada persyaratan yang berubah, perubahan konteks organisasi, dan penyesuaian sistem manajemen yang diperlukan.

Cakupan audit juga mempertimbangkan jenis audit yang digunakan, yaitu surveillance, recertification, atau special audit.

20. Apakah ketidaksesuaian yang ditemukan dalam audit transisi harus diselesaikan?

Ya. Setiap ketidaksesuaian harus ditangani sesuai prosedur sertifikasi yang berlaku.

Penerbitan sertifikat ISO 9001:2026 dilakukan setelah hasil audit dan tindakan terhadap ketidaksesuaian telah memenuhi persyaratan untuk pengambilan keputusan sertifikasi.

D. Persiapan dan Implementasi Organisasi

21. Apa saja yang perlu dipersiapkan organisasi sebelum audit transisi?

Organisasi disarankan melakukan langkah berikut:

1. Memahami perubahan persyaratan ISO 9001:2026.
2. Melakukan gap analysis terhadap sistem manajemen yang sudah berjalan.
3. Mengevaluasi konteks organisasi dan kebutuhan pihak berkepentingan.
4. Memperkuat penerapan budaya mutu dan perilaku etis.
5. Mengevaluasi pengelolaan risiko dan peluang.
6. Memperbarui dokumen yang memang membutuhkan penyesuaian.
7. Melakukan awareness kepada personel terkait.
8. Menerapkan perubahan dan menyiapkan bukti implementasi.
9. Melakukan internal audit dan management review sesuai kebutuhan.

22. Apakah seluruh prosedur dan dokumen ISO 9001:2015 harus direvisi?

Tidak. Organisasi hanya perlu memperbarui dokumen yang memang terdampak perubahan persyaratan ISO 9001:2026.

Prosedur yang masih relevan, efektif, dan memenuhi persyaratan tidak harus direvisi.

Sebagai contoh, organisasi mungkin perlu memperbarui pengelolaan risiko dan peluang atau materi awareness, tetapi tidak harus mengubah prosedur pengendalian dokumen yang masih sesuai.

23. Apakah organisasi harus membuat kebijakan mutu baru?

Tidak selalu. Organisasi perlu mengevaluasi apakah kebijakan mutu yang ada telah mempertimbangkan konteks organisasi dan mendukung arah strategisnya.

Jika kebijakan yang berlaku masih memenuhi persyaratan ISO 9001:2026, organisasi tidak harus membuat kebijakan baru.

24. Apa yang dimaksud dengan Quality Culture dan Ethical Behaviour?

Quality culture adalah budaya organisasi yang mendorong seluruh personel untuk peduli, bertanggung jawab, dan berkomitmen terhadap kualitas pekerjaan.

Ethical behaviour adalah perilaku kerja yang mencerminkan kejujuran, integritas, tanggung jawab, dan kepatuhan terhadap prinsip etika.

Contoh penerapannya adalah melaporkan hasil inspeksi secara jujur, tidak menyembunyikan ketidaksesuaian, dan memastikan produk atau jasa memenuhi persyaratan pelanggan.

25. Apakah organisasi harus membuat prosedur khusus Quality Culture dan Ethical Behaviour?

Tidak harus. Penerapannya dapat diintegrasikan ke dalam kebijakan, kode etik, program awareness, briefing karyawan, evaluasi kinerja, serta praktik kepemimpinan sehari-hari.

Yang terpenting adalah organisasi dapat menunjukkan bahwa budaya mutu dan perilaku etis dipromosikan, dipahami, dan diterapkan.

26. Apa perubahan utama dalam pengelolaan risiko dan peluang?

ISO 9001:2026 memperjelas pengelolaan risiko dan peluang melalui:

• Klausul 6.1.1 – Determining risks and opportunities.
• Klausul 6.1.2 – Actions to address risks.
• Klausul 6.1.3 – Actions to address opportunities.

Organisasi perlu memastikan bahwa risiko yang dapat menghambat pencapaian hasil ditangani, sementara peluang yang relevan dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja.

27. Apakah organisasi harus membuat dua dokumen terpisah untuk risiko dan peluang?

Tidak harus. Risiko dan peluang dapat dikelola dalam satu dokumen atau dokumen terpisah, sesuai kebutuhan organisasi.

Yang penting, keduanya dapat diidentifikasi dengan jelas, memiliki tindakan yang sesuai, dan dievaluasi efektivitasnya.

28. Apa perubahan penting mengenai pengelolaan perubahan (Change Management)?

ISO 9001:2026 memperkuat persyaratan Klausul 6.3, khususnya mengenai pemantauan dan evaluasi efektivitas perubahan, komunikasi perubahan, serta peninjauan hasilnya.

Contohnya, ketika organisasi menerapkan aplikasi baru, organisasi perlu memastikan perubahan direncanakan, dikomunikasikan, diterapkan, dan dievaluasi hasilnya.

29. Apakah diperlukan pelatihan tambahan bagi personel organisasi?

Sangat disarankan. Personel terkait perlu memahami perubahan ISO 9001:2026 sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya.

Pelatihan dapat dilakukan melalui awareness, briefing, workshop internal, atau metode pelatihan lain yang sesuai.

Tidak semua personel harus mengikuti pelatihan formal yang sama. Yang terpenting adalah kompetensi dan awareness yang dibutuhkan dapat dipenuhi.

30. Apakah organisasi harus melakukan internal audit dan management review sebelum audit transisi?

Organisasi tetap harus memenuhi persyaratan internal audit dan management review yang berlaku dalam ISO 9001:2026.

Sangat disarankan agar perubahan standar telah dievaluasi melalui internal audit dan dibahas dalam management review sebelum audit transisi.

Hal ini membantu memastikan bahwa perubahan telah diterapkan dan sistem manajemen tetap efektif.

E. Sertifikat dan Konsekuensi Transisi

31. Apakah sertifikat ISO 9001:2015 masih berlaku selama masa transisi?

Ya. Sertifikat ISO 9001:2015 tetap berlaku selama periode transisi sepanjang:

• Sertifikat masih dalam masa berlaku.
• Persyaratan surveillance tetap dipenuhi.
• Status sertifikasi tetap dipertahankan sesuai ketentuan yang berlaku.

Namun, sertifikasi terakreditasi ISO 9001:2015 tidak berlaku setelah 30 September 2029.

32. Apakah organisasi akan menerima sertifikat baru setelah transisi?

Ya. Setelah audit transisi selesai, persyaratan sertifikasi dipenuhi, dan keputusan sertifikasi telah ditetapkan, organisasi akan menerima sertifikat ISO 9001:2026.

33. Apakah tanggal kedaluwarsa sertifikat akan berubah setelah transisi?

Tidak selalu. Tanggal kedaluwarsa sertifikat setelah transisi ditetapkan sesuai proses dan kebijakan sertifikasi yang berlaku.

Audit transisi tidak otomatis berarti organisasi memperoleh siklus sertifikasi tiga tahun yang baru.

34. Apa yang terjadi jika organisasi memilih tidak melakukan transisi?

Jika organisasi tidak melakukan transisi:

• Sertifikat ISO 9001:2015 hanya dapat dipertahankan selama periode transisi, sesuai masa berlaku dan status sertifikasinya.
• Setelah 30 September 2029, sertifikasi ISO 9001:2015 tidak lagi berlaku.
• Organisasi tidak dapat lagi menggunakan sertifikasi tersebut sebagai bukti sertifikasi ISO 9001 terakreditasi yang masih valid.

35. Apa dukungan yang diberikan oleh Lembaga Sertifikasi seperti PT Intra Asia Worldwide (WQA)?

PT Intra Asia Worldwide (WQA) akan mendukung proses transisi melalui:

• Memberikan informasi mengenai perubahan ISO 9001:2026 dan ketentuan transisi.
• Mengomunikasikan jadwal serta persyaratan audit transisi.
• Membantu koordinasi penjadwalan audit transisi dengan audit surveillance atau recertification.
• Melaksanakan audit transisi sesuai persyaratan sertifikasi dan akreditasi yang berlaku.
• Melakukan proses keputusan sertifikasi dan penerbitan sertifikat ISO 9001:2026 setelah seluruh persyaratan dipenuhi.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai transisi ISO 9001:2026, silakan menghubungi:

PT Intra Asia Worldwide (WQA) Call Center: 0811-1496-821