ISO 45001 sudah diterbitkan oleh ISO di bulan Maret 2018 lalu. ISO 45001: 2018 membawa beberapa perubahan signifikan dalam konsep dan pendekatan dibandingkan dengan OHSAS 18001. Tetapi perubahan ini bukanlah hal berat bagi organisasi, dengan pendekatan sistematis dan komitmen dari manajemen, tentunya hal ini bisa ditransisiskan dengan baik.
IAF (International Accreditation Forum) sudah menerbitkan persyaratan untuk migrasi dari OHSAS 18001 ke ISO 45001. IAF, Group Proyek OHSAS dan ISO telah menyetujui periode migrasi tiga tahun dari tanggal publikasi ISO 45001: 2018.
Langkah-Langkah Transisi OHSAS 18001 ke ISO 45001
Berikut langkah-langkah yang disarankan dalam masa transisi dari OHSAS 18001 menuju ke standar yang baru :
1. Membuat perencanaan proses transisi dan implementasi ISO 45001.
Organisasi diminta menujuk pihak yang akan bertanggungjawab terhadap proses migrasi ke ISO 45001. Pihak yang bertanggungjawab ini sebaiknya sudah memahami persyaratan di OHSAS 18001, bertanggung jawab penuh dalam proses transisi dan menunjuk anggota team untuk support.
2. Mempelajari persyaratan baru ISO 45001
Sebagai langkah awal organisasi diminta untuk memiliki persyaratan baru dari ISO 45001. Pihak yang bertanggungjawab harus memahami persyaratan di ISO 45001. Proses pemahaman bisa dilakukan secara mandiri atau dengan mendatangkan trainer yang berkompeten. Dari pemahaman ini akan dapat diidentifikasi kesenjangan dan menganalisa gap antara OHSAS 18001 dan ISO 45001 dalam aktifitas organisasi
3. Melakukan training dan kesadaran ISO 45001
Memastikan kebutuhan kompetensi baru terpenuhi dan menciptakan kesadaran bagi semua pihak yang berdampak pada efektivitas SMK3. Partisipasi pekerja, keterlibatan, komunikasi dan kesadaran peran pekerja ditingkatkan, ini termasuk peran non-manajerial dalam penyelidikan insiden, penilaian risiko, kontrol dan pemantauan dan kegiatan audit internal.
4. Definisikan konteks organisasi.
Ini adalah langkah awal dalam Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja yang baru (SMK3). Konteks adalah eksternal dan internal isu yang dapat mempengaruhi organisasi untuk mencapai tujuannya. Semua standar yang menggunakan HLS (High Level Structure) juga akan mempersyaratkan konteks, tetapi setiap standar memiliki ruang lingkup dan informasi tersendiri mengenai konteksnya, misalnya, ISO 9001 akan mencakup masalah yang berkaitan dengan kualitas produk dan kepuasan pelanggan. Meskipun standar memiliki lingkup yang berbeda, proses yang sama untuk definisi konteks dapat digunakan – hanya masalahnya yang berbeda yang akan dianalisis. Contoh internal isu dalam organisasi adalah budaya kerja, kompetensi pekerja, ketersediaan alat pelindung, dll. Contoh ekternal isu adalah regulasi pemerintah mengenai K3, kondisi cuaca dan lingkungan kerja, dll
5. Tentukan kebutuhan dan harapan pekerja dan pihak berkepentingan lainnya.
Ini akan membantu organisasi untuk menyesuaikan arah strategisnya. Pekerja mendapat perhatian utama dalam hal ini disamping pihak berkepentingan lainnya. Pihak berkepentingan didefenisikan sebagai orang atau organisasi yang terpengaruh atau dapat mempengaruhi kegiatan dan atau keputusan organisasi. Contoh dari kebutuhan dan harapan dari pekerja adalah mendapatkan pekerjaan yang aman dari bahaya dan mendapatkan perlengkapan pelindung, dll.
6. Tinjau kembali ruang lingkup dari SMK3.
Masa transisi ini adalah saat yang tepat untuk mempertimbangkan kembali ruang lingkup SMK3 organisasi, apakah sudah mencakup semua aktifitas organisasi.
7. Demontrasikan kepemimpinan dan komitmen pimpinan puncak.
Persyaratannya mirip dengan komitmen manajemen dalam versi sebelumnya, dan versi baru menempatkan penekanan yang lebih besar pada kepemimpinan. Demonstrasi kepemimpinan melalui pengambilan akuntabilitas untuk SMK3, menyediakan sumber daya, dan menetapkan Kebijakan K3 dan tujuan. Beberapa contoh kepemimpinan dan komitmen pimpinan puncak :
- Keterlibatan aktif dalam peninjauan SMK3 organisasi, mulai dari perencanaan, apa yang dibicarakan dan poin tindakan yang disepakati
- Keterlibatan aktif dalam pengaturan kebijakan K3, bukan hanya menandatanganinya.
- Keterlibatan aktif dalam pengaturan sasaran K3, daripada hanya menandatanganinya.
- Pimpinan puncak sering diskusi dan peduli dengan penanggung jawab K3.
8. Sesuaikan objektif atau target K3 dengan strategi perusahaan.
SMK3 organisasi harus kompatibel dengan arah strategis perusahaan. Dalam ISO 45001 ada persyaratan untuk membuat rencana dalam mencapai tujuan.
- a) apa yang akan dilakukan;
- b) sumber daya apa yang diperlukan;
- c) siapa yang akan bertanggung jawab;
- d) kapan akan selesai;
- e) bagaimana hasilnya akan dievaluasi, termasuk indikator untuk pemantauan;
- f) bagaimana tindakan untuk mencapai tujuan K3 akan diintegrasikan ke dalam proses bisnis organisasi.
9. Melakukan penilaian resiko dan peluang.
Menurut standar baru, risiko dan peluang harus diatasi. Bukan hanya resiko dan peluang dalam hal bahaya. Tetapi juga pada kemampuan organisasi untuk mencapai hasil yang diinginkan serta keefektifan SMK3. Seperti keefektifan pelaksanaan internal audit, kepatuhan terhadap peraturan dan perundangan dll. Setelah risiko dan peluang diidentifikasi, organisasi perlu mengembangkan rencana untuk mengatasinya.
10. Identifikasi dan evaluasi bahaya K3.
Standar baru ISO 45001 tidak membawa terlalu banyak perubahan dalam hal ini , tetapi ini adalah kesempatan yang baik dan peluang besar untuk mengevaluasi kembali bahaya dalam kesehatan dan keselamatan kerja suatu organisasi. Apakah sudah me
11. Tentukan kewajiban kepatuhan.
Tidak banyak perbedaan dengan OHSAS 18001. Persyaratan untuk mematuhi persyaratan undang-undang dan peraturan sudah ada dalam OHSAS 18001. Selain persyaratan kepatuhan ini, standar baru juga mencakup pihak yang berkepentingan dan kebutuhan serta harapan mereka untuk diamati sebagai kewajiban kepatuhan.
12. Mengontrol informasi yang terdokumentasi.
Informasi yang terdokumentasi adalah istilah baru. Dalam OHSAS 18001 ini mengacu pada manual, prosedur, instruksi kerja dan catatan. Organisasi diminta untuk mengganti semua kata OHSAS 18001 dengan ISO 45001 serta mensesuaikan nomor klausul OHSAS dengan nomor klausul ISO 45001. Organisasi kini memiliki kebebasan lebih dalam memutuskan bagaimana mendokumentasikan dan mengelola informasi yang didokumentasikannya; salah satu alternatifnya adalah menggunakan e-dokumentasi dan hindari bentuk kertas sebanyak mungkin
13. Kontrol Operasional
Versi baru membutuhkan kontrol proses yang lebih baik, termasuk kriteria operasi dan menerapkan kontrol proses sesuai dengan kriteria. Standar baru membawa persyaratan tambahan untuk pengendalian operasional dalam hal perubahan manajemen, outsourcing, pengadaan, dan kontraktor.
14. Evaluasi kinerja.
Tujuannya adalah untuk mengevaluasi kinerja dan efektivitas SMK3 organisasi. Standar baru sangat menekankan pentingnya pengukuran dan pelaporan, terutama mengenai evaluasi kinerja yang disebutkan di atas. Selain itu, proses audit internal dan tinjauan manajemen merupakan alat yang sangat berguna untuk menentukan kondisi dan kinerja SMK3. Meskipun teknik untuk melakukan audit internal dan tinjauan manajemen tetap sama, ada perubahan dalam elemen input dari tinjauan dan persyaratan manajemen yang diaudit selama audit internal. Internal auditor harus memahami persyaratan baru yang sudah menggunakan High Level Structure. Jadi organisasi harus melakukan internal audit terlebih dahulu dengan menggunakan audit kriteria ISO 45001.
15. Perbaikan yang berkesinambungan
Organisasi harus mempertimbangkan hasil dari analisis dan evaluasi kinerja SMK3, evaluasi kepatuhan, audit internal dan tinjauan manajemen saat mengambil tindakan untuk perbaikan yang berkesinambungan.
Selanjutnya organisasi yang sudah melakukan 15 langkah diatas bisa menghubungi badan sertifikasi untuk mengatur jadwal audit migrasinya.
