Individu, organisasi, dan komunitas di seluruh dunia semakin peduli dengan lingkungan dan keberlanjutan lingkungan. Ada juga peningkatan permintaan bagi organisasi untuk menunjukkan perilaku yang bertanggung jawab terhadap lingkungan melalui produk, proses dan praktik yang ramah lingkungan.
Dengan mengikuti persyaratan di ISO 14001, perusahaan akan memiliki andil dalam perestarian lingkungan dan men
Untuk mendapatkan sertifikat ISO 14001 membutuhkan perjalanan yang tidak mudah dan adanya upaya dari organisasi. Berikut langkah-langkah yang harus dipersiapkan untuk sertifikasi ISO 14001 :
Langkah 1: Komitmen Manajemen Puncak
Dukungan manajemen sangat penting. Tanpa dukungan ini, penerapan ISO 14001 hampir pasti akan gagal. Manajemen puncak harus menunjukkan komitmen dan tekad untuk menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 di organisasi. Tanpa komitmen manajemen puncak, tidak ada inisiatif lingkungan yang dapat berhasil. Manajemen puncak harus diyakinkan bahwa sertifikasi akan memungkinkan organisasi untuk menunjukkan kepada semua pihak yang berkepentingan komitmen yang nyata terhadap lingkungan.
Langkah 2. Membentuk Tim Implementasi ISO
ISO 14001:2015 memang tidak mewajibkan adanya wakil manajemen dalam penerapan ISO 14001. Akan tetapi dalam prakteknya wakil manajemen atau tim ISO masih sangat dibutuhkan untuk menerapkan dan menjalankan ISO 14001. Bisa terdiri dari satu atau beberapa orang tergantung kompleksitas suatu organisasi. Orang-orang yang tergabung dalam team ini bertugas sebagai koordinator untuk merencanakan, implementasikan & mengawasi pelaksaan ISO 14001. Untuk kelancaran proses persiapan ISO, pastikan posisi ini diisi oleh seseorang yang mengerti perusahaan, memahami persyaratan ISO 14001, dokumen kontrol, dan lebih baik seorang yang disegani oleh orang-orang di perusahaan.
Langkah 3. Mulai Program Kesadaran & Pelatihan ISO 14001
Program kesadaran diawali dengan mengkomunikasikan secara resmi rencana organisasi untuk mempersiapkan sertifikasi ISO 14001, serta mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tujuan dari sistem manajemen lingkungan ISO 14001; keuntungan yang ditawarkannya kepada karyawan, pelanggan, dan organisasi; bagaimana cara kerjanya; dan peran serta tanggung jawab mereka dalam sistem. Program kesadaran harus menekankan manfaat yang diharapkan organisasi untuk diwujudkan melalui sistem manajemen lingkungan ISO 14001-nya.
Setelah itu dilakukan program pelatihan, yang harus disusun untuk berbagai kategori karyawan – manajer senior, manajer tingkat menengah, pengawas dan pekerja. Pelatihan harus mencakup konsep dasar sistem manajemen lingkungan, pemahaman persyaratan ISO 14001 serta dampak keseluruhannya pada tujuan strategis organisasi, proses, dan aktifitas harian. Selain itu, pelatihan awal diperlukan dalam pemahaman penyusunan dokumen seperti manual lingkungan, prosedur dan instruksi kerja, dll. Jika kompetensi pihak internal untuk melakukan pelatihan seperti itu tidak tersedia, mungkin perlu untuk berpartisipasi dalam kursus pelatihan eksternal yang dijalankan oleh organisasi pelatihan profesional. Atau, lembaga pelatihan eksternal dapat diundang untuk mengadakan kursus pelatihan in-house.
Langkah 4. Memeriksa & Identifikasi Kondisi Saat ini
Tujuan ISO 14001 adalah untuk menciptakan sistem manajemen lingkungan yang sesuai dengan persyaratan ISO 14001 dan peraturan perundangan. Ini tidak menghalangi memasukkan, mengadaptasi, dan menambahkan program berlingkungan yang sudah ada. Jadi langkah selanjutnya adalah membandingkan sistem manajemen yang sudah ada saat ini dengan persyaratan dari ISO 14001:2015 dan peraturan & perundangan lingkungan yang ada.
Identifikasi persyaratan peraturan dan perundangan yang berhubungan dengan lingkungan- Memastikan bahwa organisasi telah mengidentifikasi persyaratan hukum dan lainnya untuk SML adalah langkah penting lainnya untuk memastikan implementasi akan berhasil.
Setelah organisasi memperoleh gambaran yang jelas tentang bagaimana sistem manajemen saat ini dibandingkan dengan persyaratan ISO 14001: 2015 & peraturan perundangan, semua ketidaksesuaian harus koreksi dengan rencana implementasi yang terdokumentasi.
Langkah 5. Menentukan Ruang Lingkup dan Kebijakan Organisasi
Menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Lingkungan (SML) telah menjadi bagian dari persyaratan ISO 14001 sejak lama. Ruang lingkup ini adalah bagian penting dari manual lingkungan, karena menentukan seberapa jauh SML meluas dalam operasi perusahaan, dan merinci setiap pengecualian dari persyaratan ISO 14001 dan justifikasi untuk ini. Melalui ruang lingkup itulah Anda menentukan apa yang tercakup dalam Sistem Manajemen Lingkungan dalam organisasi Anda.
Menentukan ruang lingkup SML – adalah untuk memastikan organisasi mengetahui batas-batas apa yang perlu dilakukan. Alat utama untuk mendefinisikan ruang lingkup adalah kebijakan lingkungan dan aspek lingkungan (interaksi yang organisasi lakukan dengan lingkungan); ini adalah dokumen pertama yang perlu Anda buat untuk SML.
Kebijakan adalah maksud dan tujuan dari organisasi yang dinyatakan secara formal oleh manajemen puncak. Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan lingkungan yang sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi, dan ia harus mendukung arahan strategisnya. Ini juga harus menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran lingkungan, termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku dan untuk terus meningkatkan sistem manajemen lingkungan. Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menerapkan dan memelihara kebijakan lingkungan.
Langkah 6. Membuat Perencanaan : Risiko & Peluang serta Sasaran & Rencana Pencapaiannya
Risiko dan peluang yang memerlukan perhatian khusus dari organisasi.
- Organisasi harus identifikasi beberapa aspek dan dampak lingkungan. Langkah-langkah tambahan mungkin akan diperlukan di mana ada risiko nyata yang belum dikendalikan (misalnya undang-undang dan peraturan tidak dipatuhi, pelanggaran batas emisi,dll.).
- Peluang bisa dilihat sebaga peningkatan yang bisa dibuat, tetapi tidak mutlak diperlukan. Ini termasuk tidak hanya peluang untuk memperbaiki hal-hal seperti aspek lingkungan, tetapi juga peluang strategis bagi organisasi.
- Sasaran lingkungan wajib untuk dibuat dan harus ada perencanaan untuk mencapai sasaran tersebut.
Langkah 7. Membuat Dokumentasi ISO 14001
Menetapkan prosedur berdasarkan persyaratan dan aktifitas/proses organisaasi – Ini untuk memastikan bahwa semua aktifitas organisasi akan mencegah dampak negatif terhadap lingkungan serta untuk mempersiapkan situasi darurat. ISO ISO 14001 tidak mengsyaratkan untuk membuat dokumen untuk semua aktifitas yang organisasi lakukan. Dalam standar ini ada beberapa proses wajib, tetapi ini tidak harus didokumentasikan. Standar juga mengidentifikasi banyak catatan itu perlu dipertahankan, yang dihasilkan oleh proses sistem manajemen lingkungan.
Ada istilah baru yaitu informasi yang terdokumentasi. Ada dokumen wajib dan dokumen yang dibutuhkan (tidak wajib). Informasi yang terdokumentasi ini bisa berbentuk prosedur atau instruksi kerja atau form, dan juga dalam bentuk catatan atau record. Meskipun istilah prosedur sudah tidak digunakan di persyaratan ISO 14001:2015, organisasi masih boleh menggunakan istilah tersebut untuk dokumen internalnya. Organisasi dianjurkan untuk tetap membuat Manual atau Pedoman Lingkungan. Lalu membuat kontek organisasi, serta mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan. Lalu membuat pernyataan terdokumentasi tentang kebijakan lingkungan dan sasaran lingkungan, prosedur yang menerangkan proses dan aktifitas serta catatan yang menyediakan bukti bahwa prosedur tersebut dilaksanakan. Untuk detail dokumen ini nanti bisa dilihat diartikel lain, yaitu Dokumen wajib di ISO 14001:2015.
Langkah 8 : Implementasi
Seringkali, proses ini akan dikaitkan dengan proses yang sudah ada di organisasi, seperti fasilitas pengolahan limbah. Karena tidak semua proses perlu didokumentasikan berbentuk prosedur, penting untuk memutuskan mana yang harus didokumentasikan untuk mencegah kerusakan lingkungan. Implementasi berdasarkan semua dokumen yang sudah dibuat sebelumnya. Ini untuk memastikan prosedur dan seluruh dokumen yang sudah dibuat telah dimengerti, dan diterapkan sepenuhnya oleh seluruh jajaran karyawan. Pastikan karyawan melaksanakan prosedur yang sudah ada. Jika terjadi perbedaan antara prosedur dengan aktual, harus diputuskan apakah prosedur yang akan di revisi atau pelaksanaan dilapangan yang disesuaikan dengan prosedur. Semua dokumen yang direvisi harus dilaporkan ke dokumen kontrol. Yakinkan agar form yang sudah dibuat digunakan dilapangan.
Organisasi juga harus menetapkan, menerapkan dan memelihara proses yang diperlukan untuk mempersiapkan dan menanggapi potensi situasi darurat.
Organisasi harus:
- a) bersiap untuk merespons dengan merencanakan tindakan untuk mencegah atau mengurangi dampak lingkungan yang merugikan dari situasi darurat;
- b) menanggapi situasi darurat aktual;
- c) mengambil tindakan untuk mencegah atau mengurangi konsekuensi dari situasi darurat, sesuai dengan besarnya darurat dan potensi dampak lingkungan;
- d) secara berkala menguji tindakan & respons yang direncanakan, jika memungkinkan;
- e) secara berkala meninjau dan merevisi proses dan tindakan respons yang direncanakan, khususnya setelah terjadinya situasi atau tes darurat;
- f) memberikan informasi dan pelatihan yang relevan terkait dengan kesiapsiagaan dan tanggap darurat, yang sesuai, kepada pihak yang berkepentingan yang relevan, termasuk orang yang bekerja di bawah kendalinya.
Organisasi harus memelihara informasi yang terdokumentasi
Langkah 9 : Pelatihan Internal Auditor
Pelaksanaan harus dipantau untuk memastikan bahwa sistem manajemen lingkungan efektif dan sesuai dengan standar. Salah satu pemantauan dilakukan dengan audit internal. Audit internal dilakukan oleh auditor internal. Untuk itu perlu adanya pelatihan bagi internal auditor ini, agar mereka kompeten dalam pelaksanaan audit nantinya. Auditor harus mampu merencanakan, melaksanakan dan membuat laporan dari audit yang efektif dan memberikan nilai tambah bagi area yang diaudit. Audit bukanlah mencari-cari kesalahan, tetapi mencari kesesuaian dengan persyaratan ISO 14001:2015 serta kepatuhan terhadap peraturan dan perundangan. Pelatihan ini bisa melibatkan pihak luar yang sudah kompeten dalam pelaksanaan audit.
Langkah 10 : Evaluasi kinerja termasuk internal audit
Organisasi harus melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi, untuk memungkinkan organisasi untuk menentukan apakah hasil yang diinginkan tercapai.
Organisasi juga harus melingkunganskan informasi terdokumentasi apa yang perlu disimpan sebagai bukti hasil pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi. Organisasi harus mengukur kepuasan pelanggan, yang diperoleh dari berbagai metode (mis. Survei, kunjungan ke pelanggan, masukan dari layanan publik, daftar keluhan,dll).
Melalui internal audit Perusahaan dapat mengetahui kinerja dan efektivitas sistem manajemen dari pandangan yang tidak memihak, untuk memastikan bahwa pengaturan direncanakan, dilaksanakan dan dipelihara dengan secara efektif. Melalui audit internal dapat digunakan untuk menentukan apakah sistem manajemen sesuai dengan persyaratan dari ISO 14001:2015 dan peraturan perundangan.
Metode audit harus mencakup pengamatan langsung terhadap proses (observasi), wawancara dengan orang yang relevan, dan pemeriksaan informasi terdokumentasi (seperti prosedur internal, gambar, spesifikasi, standar, persyaratan pelanggan, persyaratan undang-undang dan peraturan, dan dalam sistem manajemen perusahaan).
Langkah 11 : Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen
Manajemen puncak harus melakukan tinjauan manajemen. Ini adalah aktivitas yang harus dilakukan manajemen puncak sejalan dengan arah strategis organisasi. Tujuannya adalah untuk meninjau informasi tentang kinerja sistem manajemen lingkungan untuk menentukan apakah masih sesuai, memadai dan efektif.
Tinjauan manajemen harus dilakukan pada interval yang direncanakan; ini bisa bulanan, triwulanan, setengah tahunan atau tahunan. Organisasi harus membahas bagaimana hal itu akan memastikan bahwa semua persyaratan tinjauan manajemen ISO 14001 terpenuhi. Organisasi dapat melakukan tinjauan manajemen sebagai kegiatan mandiri atau dalam kombinasi kegiatan terkait (mis. Pertemuan, laporan, rakernas dll).
Waktu tinjauan manajemen dapat dijadwalkan bertepatan dengan kegiatan bisnis lainnya (mis. Perencanaan strategis, perencanaan bisnis, pertemuan tahunan, rapat operasi, ulasan standar sistem manajemen lainnya) untuk menambah nilai dan untuk menghindari beberapa pertemuan yang berlebihan.
Langkah 12: Audit Ekternal oleh Badan Sertifikasi
Setelah langkah awal hingga langkah ke 11 dilaksanakan, organisasi siap menghubungi badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit. Pihak badan sertifikasi lalu akan mengirimkan jadwal audit. Untuk audit awal ini, biasanya didahului dengan stage 1 audit, yaitu audit dokumentasi terlebih dahulu. Badan sertifikasi akan melakukan audit kelengkapan dan keakuratan dokumentasi. Jika audit ini sudah dapat terpenuhi dengan baik, maka akan dilanjutkan dengan audit stage 2. Atau audit implementasi dan keefektifan sistem manajemen lingkungan yang ada.
Mempersiapkan karyawan
Sebelum audit oleh pihak eksternal, organisasi harus memastikan bahwa semua karyawan tahu bahwa audit akan dilakukan, dan apa tujuan audit ini. Ini akan membantu mereka memahami bagaimana menanggapi pertanyaan auditor. Karyawan harus merespon secara terbuka dan jujur kepada auditor. Auditor mencari bukti bahwa organisasi mematuhi persyaratan ISO 14001 dan peraturan & perundangan. Karyawan adalah orang-orang yang akan memberikan bukti itu. Mempersiapkan mereka untuk menjawab pertanyaan auditor akan membuat audit berjalan lebih lancar.
Siapkan fasilitas
Pastikan semua area fasilitas bersih dan rapi; ada potensi ketidaksesuaian bersembunyi di balik kekacauan yang diberikan. Pastikan dokumen tersedia di mana setiap dokumen harus digunakan.Periksa papan buletin, konter, lemari, laci untuk dokumen yang tidak terkontrol, instrumen pengukuran dan pemantauan yang tidak dikalibrasi dan bagian atau persediaan yang tidak dikenal. Sediakan salinan Manual Lingkungan dan Prosedur untuk auditor. Tentukan tempat bagi auditor ekternal untuk bekerja ketika mereka tidak keluar di fasilitas. Mereka perlu mengerjakan dokumentasi dan pelaporan.
Bisa juga dengan menugaskan seseorang untuk menemani Auditor untuk menunjukkan kepada mereka di mana area dan departemen yang berbeda. Latih orang ini untuk membiarkan karyawan menjawab pertanyaan auditor, bukan menjawab pertanyaan itu sendiri kecuali jika pertanyaan itu ditujukan kepada mereka.
Selamat menikmati audit oleh pihak ekternal.
