Manajemen Gudang atau warehouse management adalah pengelolaan dari aktifitas yang saling berhubungan dalam melakukan penyimpanan barang sementara. Beberapa kegiatan penyimpanan barang sementara ini terbagi atas penerimaan bahan baku / barang dari pemasok, handling barang dan pengeluaran barang ke tujuan lokasi produksi.
Menerapkan sistem manajemen gudang merupakan suatu hal yang arus dilakukan jika anda ingin menjalankan usaha untuk jangka waktu yang lama. Hal ini karena sistem manajemen gudang berhubungan langsung dengan proses penjualan.Jika ternyata sistem pergudangan perusahaan tidak teratur, kemungkinan besar perusahaan akan memperoleh kerugian.
Maka dari itu, memahami seperti apa cara mengelola gudang adalah hal yang tidak boleh anda abaikan. Dengan begitu, arus barang akan terstruktur dengan rapi dan anda bisa langsung memeriksanya kapan saja.
Maka untuk menerapkan manajemen gudang yang baik ada beberapa langkah yang harus dilakukan seperti dibawah ini
Membuat Database Yang Akurat
Cara mengelola gudang yang harus anda pahami pertama kali yaitu anda harus membuat data akurat. Data tersebut di dalamnya harus mencakup informasi seperti stok barang, data pembelian, serta penjualan.
Selain itu, akan lebih baik jika anda memiliki informasi seputar data penjuala untuk periode sebelumnya dan saat ini. Yang tidak kalah penting, pastikan anda sudah mengetahui seperti apa target pasar serta forecast penjualan pada periode yang akan datang.
Tujuan dari pembuatan data akurat ini untuk membantu anda di dalam penentuan forecast penjualan. Dari sini anda juga bisa tahu akan seperti apa target dan rencana pemasaran yang akan anda terapkan.
Membuat Buat forecast Persediaan Barang
Cara efektif yang harus anda terapkan dalam sistem manajemen gudang yakni dengan membuat forecast persediaan yang berkaitan dengan stok barang.
Tantangan yang harus anda taklukkan yaitu mendapatkan item dengan jumlah yang mencapai ratusan ribu.
Untuk membuat forecast persediaan memang tidak gampang. Tidak semua orang bisa dan dapat mengerjakan tugas yang satu ini.
Forecast persediaan inilah yang nanti berkaitan dengan pengecekan alur stok barang. Selain itu, forecast persediaan juga masih ada kaitannya dengan prosedur pengambilan barang di gudang.
Oleh sebab itu, pastikan anda membuat forecast persediaan dengan baik. Jika tidak, kerugian yang akan anda alami yaitu anda bisa kehilangan stok barang, baik dalam jumlah yang kecil maupun jumlah yang besar.
Melakukan pengecekan
Jika sudah membuat forecast persediaan, maka cara mengelola gudang yang ketiga adalah lakukan pengecekan.
Untuk tugas ini, anda harus menugaskan orang yang memang memiliki tingkat ketelitian yang baik dan tidak suka terburu-buru.
Pengecekan tersebut sangat penting dilakukan sebelum nanti barang akan dimasukkan ke dalam gudang.Anda juga bisa melakukan pengecekan ulang sebelum barang-barang tersebut diberi kode untuk menyesuaikan barang yang sudah dicatat dengan barang yang ada di gudang. Sistem seperti inilah yang sangat berguna karena perusahaan bisa mengetahui seperti apa kondisi barang-barang tersebut.
Perusahaan bisa memperoleh informasi tentang barang yang cacat, salah produksi, rusak, dan berbagai kondisi lainnya yang tidak sesuai. Jadi, sebelum barang tersebut disimpan di gudang, maka barang-barang yang tidak sesuai tadi bisa langsung dipisahkan agar tidak terbawa ke gudang.
Biasanya, barang-barang yang sudah terindentifikasi sebagai barang cacat atau rusak, maka akan disimpan di tempat khusus dengan diberi tanda.
Memisahkan stok lama dan baru
Memang terkesan sederhana, namun memisahkan barang yang termasuk stok lama dan baru merupakan sesuatu yang tidak boleh anda abaikan.
Anda tidak boleh mencampur barang lama dan barang baru karena dikhawatirkan malah menimbulkan masalah.Alasannya karena stok barang lama kemungkinan kualitasnya sudah menurun karena sudah lama sekali semenjak terakhir barang tersebut dikemas.
Maka dari itu, penting sekali untuk memisahkan antara barang lama dan barang baru. Hal ini bermanfaat juga untuk mempermudah anda di dalam melakukan pengecekan dan pemasukan barang. Anda nanti bisa mengetahui berapa banyak stok lama dan berapa banyak barang yang tergolong stok baru.
Menjadwal persediaan barang
Cara mengelola gudang yang kelima adalah melakukan penjadwalan terhadap persediaan barang. Yang harus dilakukan perusahaan adalah membuat jadwal pembelian barang-barang dari supplier.
Dengan begitu, perusahaan akan lebih mudah di dalam mengerjakan forecast. Jika perushaan sudah selesai membuat jadwal pembelian barang, maka selanjuntya perusahaan tersebut bisa mulai mengerjakan membuat jadwal pengiriman barang.
Sistem seperti inilah yang akan mempermudah anda ketika hendak mengetahui berapa banyak barang yang masih tersedia dan berapa banyak barang yang sudah anda kirimkan ke konsumen.
Menyesuaikan tata letak barang
Di dalam menerapkan sistem manajemen gudang yang baik, anda harus tahu bagaimana cara menyesuaikan tata letak barang secara optimal. Fokus pertama yang harus diterapkan adalah mengetahui seperti apa karakter barang. Selanjutnya, perusahaan bisa mengatur layout gudang, baik gudang yang statusnya sewa atau gudang milik perusahaan tersebut.
Penyesuaian tata letak barang seperti ini juga sangat berguna bagi anda yang menjalakan bisnis ritel dimana beberapa barang berpotensi berstatus kadaluarsa.
Itulah penjelasan yang bisa kami sampaikan terkait bagaimana cara mengelola gudang secara optimal. Kesimpulan yang bisa kita dapatkan adalah sistem menajamen gudang sangat diperlukan untuk mendapatkan berbagai informasi seputar produk atau stok barang.
Barang-barang tersebut bisa tertata secara terstruktur dan rapi sehingga mempermudah anda ketika hendak melakukan pengecekan stok barang tersebut.
Bentuk keuntungan yang didapatkan perusahaan melalui pelaksanaan Manajemen Gudang antara lain yaitu :
1. Menghindarkan timbulnya pengeluaran budget yang tidak penting pada perusahaan
Banyak sekali kejadian tak terduga ketika perusahaan melakukan aktivitas produksi. Kejadian tak terduga ini sering menjadikan perusahaan mengeluarkan biaya yang tidak penting.
Di sisi lain, pengeluaran dana yang tidak penting pada perusahaan ini biasanya juga disebabkan oleh keahlian karyawan yang tidak mencukupi sehingga pengelolaan aktivitas distribusi yang berkaitan dengan dana tidak berjalan secara optimal.
Namun, saat digunakan manajemen warehouse ini maka perusahaan produksi akan langsung dapat menimbang dan mengelola kemungkinan besaran dana maksimal yang akan dibutuhkan oleh perusahaan selama proses produksi.
2. Manajemen warehouse diadopsi oleh beberapa perusahaan besar
Pengalaman perusahan yang sukses di bidang bisnis tentulah sangat banyak sehingga ketika mereka sukses menjalankan produksinya dengan menggunakan manajemen warehouse ini maka sebaiknya anda juga mengikuti jejak serupa dari pelaksanaan manajamen warehouse perusahaan tersebut.
Selain karena pengaturannya mudah, manajemen warehouse ini juga dijalankan dengan menggunakan metode yang berkesinambungan sehingga beberapa perusahaan besar juga akan dapat bekerja sama penuh dengan anda.
3. Manajemen warehouse meningkatkan perkembangan dan pengaturan bisnis
Manajemen warehouse dijalankan dengan menggunakan keterampilan bagian logistik dalam perusahaan yang berkompeten di bidangnya. Intinya, manajemen warehouse mendukung peran perusahaan untuk bisa menjalankan perkembangan dan pengaturan bisnis yang baik melalui proses supply chain management.
Pelaksanaan pada beberapa kegiatan diatas diatur oleh manajemen gudang yang terbagi atas sub bagian tugas dan dijalankan dengan melakukan pengendalian operasional, pengendalian biaya dan pengendalian personalia.
Semoga informasi ini bermanfaat.
Worldwide Quality Assurance ( APAC ) :
Graha ISKA 5th Floor, Jl Pramuka Raya No. 165
Central Jakarta, 10570 Indonesia
Phone : +6221 – 4260769
Fax : +6221 – 4243523
Hotline/Whatsapp +628111496821
Email : jakarta@wqa-sea.com
