Mengatur Dokumen Digital Menggunakan Metoda 5S

Selama masa WFH ini, penggunakan doküman yang hardcopy berkurang drastis, penyimpanan dokumen dalam bentuk soft copy atau digital meningkat tajam sehubungan dengan sistem kerja jarak jauh. Dalam masa ini tidak ada perusahaan yang tidak mengalami problem dalam dokumentasi mereka, seperti penyimpanan dokumen yang salah, kehilangan dokumen, atau memiliki beberapa dokumen yang actualnya adalah sama.

Pada dasarnya manajemen dokumen yang baik adalah tentang kemudahan dan fleksibilitas dalam menyimpan, menemukan, memperbarui, melacak dan berbagi dokumen. Kontrol dokumen yang baik adalah tentang memulai hierarki akses, keamanan, kemampuan audit, tata kelola versi, tinjauan, persetujuan, dan protokol penerbitan. Tidak setiap organisasi perlu mencapai tingkat kontrol dokumen tertinggi, tergantung kepada jenis bisnis organisasi.

Metoda 5 S dapat kita gunakan, bukan hanya untuk mengatur ruang kerja kita yang terlihat fisiknya seperti meja, workshop atau bengkel, tetapi termasuk pengaturan untuk area kerja yang ada didalam laptop atau PC bahkan HP kita. Prinsip 5S untuk membantu kita menciptakan lingkungan kerja digital yang terorganisir, sehingga akan mengurangi kesalahan dan stres.

Pendahuluan 5S

“5S ” adalah dimulai dengan 5 kata mengandung lima prinsip yang dimulai dengan huruf “S”, berasal dari Jepang, dan sering kita kenal dengan kata “Seiri, Seiso, Seiton, Seiketsu & Shitsuke” atau dalam Bahasa Inggris dikenal dengan istilah “Sort, Set in order, Shine, Standardize, dan Sustain”. 5S adalah suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasal dari Jepang dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan/area kerja secara menyeluruh.

Tujuan Penerapan 5S Dalam Dokumentasi

Mengurangi kesalahan, misalnya penggunaan dokumen yang salah atau sudah tidak berlaku lagi.
Menghemat waktu, memudahkan dalam pencarian dokumen.
Mengurangi biaya dalam penyimpanan, misalnya mengurangi jumlah kapasitas yang dibutuhkan untuk penyimpanan.
Membuat problem terlihat, misalnya ada file dokumen yang salah peletakan terlihat dari nama file yang tidak akurat lokasinya.

Penggunaan 5S Dalam Penataan Dokumen Digital

Seiri atau sort adalah pilah dan singkirkan. Berarti kita harus terelebih dahulu memisahkan dokumen digital kita, pilah mana yang masih digunakan dan delete yang sudah tidak digunakan.

Tentukan folder yang akan dibenahi, setelah dapat, klik “tanggal modifikasi” temukan file lama yang sudah tidak berlaku lagi dan sudah lama tidak digunakan, langsung di “delete”. Jangan kuatir, semua dokumen yang di delete masih akan masuk di trash, jika nanti ada perubahan keputusan, masih bisa ditarik balik.
Temukan file duplikat dalam folder yang ada, urutkan file berdasarkan nama, jika ada file yang terduplikasi, simpan hanya 1 dokumen saja.
Penghapusan folder atau file yang tidak digunakan lagi ini juga berlaku untuk program atau aplikasi yang tidak digunakan di PC atau laptop anda.

Seiton atau Set in Order, yaitu tata dan beri identitas.

Tempatkan semua dokumen didalam satu folder khusus, misalnya di windows biasanya di folder “my document” atau di mac di folder “documents”
Buat tempat penyimpanan dokumen berupa folder dalam hirarki logis yang rapi dan berurutan.
Beri nama pada folder sesuai dengan peruntukan. Pikirkan nama folder sebagai kata kunci. Ingatlah bahwa anda dapat mencari file menggunakan nama folder, semakin spesifik, semakin cepat anda menemukan apa yang dicari. Yakinkan nama folder adalah unik dan identik, tidak ada folder lain yang memiliki nama yang sama
Jika didalam folder tersebut, masih membutuhkan folder kembali (sub folder), boleh saja untuk mengroupkan file yang akan kita simpan. Misalnya folder “faktur” bisa berisi folder 2017, 2018, dst.
Atur folder dengan format logical. Misalnya untuk mempermudah urutan, bisa juga nama folder diberi angka di depannya, misalnya : 1. January ; 2. February ; 3. Maret dst.
Folder atau file dokumen yang sangat sering kita gunakan, bisa dibuatkan shortcut atau quick link untuk memudahkan pencarian. Atau beri nama folder atau file dengan awalan “1” atau “aa” sehingga akan memaksa folder atau file selalu terletak di atas.
Memiliki standar penamaan untuk file dokumen. Memiliki standar penamaan akan membantu dalam pengaturan dokumen dan informasi penting dapat ditemukan dengan cepat dengan upaya minimal. Tata dan beri nama file sesuai dengan standard penamaan ini.
Beri nama file elektronik yang logis, spesifik dan sertakan tanggal dalam nama file jika memungkinkan
Beberapa sistem operasi tidak mengizinkan spasi dalam nama file atau folder, jadi hindari ini. Sebagai gantinya, gunakan garis bawah sebagai pembatas (misalnya Dokumen_digital_5S) Karakter lain seperti / ? < > \ : * | ” ^ juga dilarang dalam nama file atau folder di bawah Windows
Untuk dokumen yang digunakan bersama, libatkan pihak luar dari departemen yang berbeda, buat pengaturan penyimpanan atau pemberian namanya.
Untuk dokumen yang jarang digunakan, bisa dipindahkan ke lokasi lain, misalnya drop box, eksternal hard disk, cloud dsb. Sehingga kapasitas laptop dan PC masih akan bisa bekerja dengan optimal.
Jika Anda memiliki terlalu banyak file untuk mengganti nama semuanya dengan manual, coba salah satu aplikasi berikut untuk mengganti nama file Anda: Bulk Rename Utility (Windows), Renamer 5 (Mac), dsb.
Backup dokumen file ini secara teratur.
Kompress dokumen untuk mengurangi penggunakan kapasitas

Seiso atau Shine, yaitu bersihkan.

Bersihkan folder dari file dokumen yang tidak berguna secara teratur dan pertahankan proses pemeliharaan untuk mengurangi menumpuknya dokumen difolder penyimpanan. Misalnya ada revisi dokumen dari beberapa tahun yang lalu, jangan takut untuk membuang file-file ini, terutama jika tidak ada lagi yang menggunakannya. Catatan tentang revision bisa dimasukkan ke dokumen terbaru.
Bersihkan file yang tidak perlu secara berkala. Misalnya setiap 1 minggu sekali, periksa folder dan subfolder untuk membersihkan file dan folder yang tidak perlu atau tidak digunakan.
Jalankan system diagnistik atau pemeliharaan, seperti anti virus, disk defragmentasi secara rutin
Kosongkan folder trash dalam waktu tertentu, atau atur waktu pengosongan secara otomatis.
Kurangi jumlah penggunaan kapasitas penyimpanan

Seiketsu atau Standardize, yaitu membuat standar atau prosedur untuk pengelolaan dokumen, yang meliputi penggunaan, penamaan dokumen, struktur, pengarsipan dokumen dan kriteria penyimpanan yang tepat tentang setiap file dokumen dalam database.

Dibuat prosedur untuk penamaan folder dan file, ini akan memudahkan kita dalam mencarinya dilain waktu.
Tentukan proses pemeliharaan dan batas penyimpanan dokumen.
Diibuat jadwal rutin misalnya setiap 1X per minggu selama 30 menit yang digunakan untuk merapikan folder, membenahi nama file dan membuang dokumen yang sama dan tidak digunakan lagi.
Tentukan kapan dokumen buangan yang ada dalam trash harus secara permanen dihilangkan, misalnya setiap 1 bulan sekali. Dokumen buangan dalam trash jangan ditumpuk terlalu lama.
Buat jadwal misalnya 5 tahun sekali untuk clear up laptop atau PC agar semua sampah yang tidak terlihat bisa kita buang.

Shitsuke atau Sustain, yaitu pembudayaan atau pembiasaan, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan seluruh tahap sebelumnya.
- Adanya komitmen yang kuat untuk menjalankan semua standar diatas.
- Melakukan pemeriksaan secara rutin terhadap folder penyimpanan dan file dokumen yang ada.
- Untuk semua folder dan file baru, yakinkan mengikuti prosedur yang sudah dibuat.
- Waktu terbaik untuk mengatur dokumen adalah ketika pertama kali dibuat, sehingga gunakanlah “save as” untuk memberikan nama dan menempatkan file ditempat yang sesuai.

Mengelola dokumen digital harus menjadi bagian dari strategi manajemen dokumen secara keseluruhan dalam organisasi. Rencana pengelolaan dokumen yang tepat harus mencakup semua aspek penanganan dokumen, termasuk penyimpanan, pengambilan, pencadangan, dan keamanan.

Fungsi pencarian (misalnya CTRL – F) adalah alat bantu yang luar biasa dalam teknologi digital tetapi tidak akan pernah menandingi kemudahan untuk dapat langsung membuka folder atau file yang sudah disusun secara rapi. Jika Anda mengikuti tip manajemen dokumen digital ini secara konsisten, anda akan tahu dimana sesuatu seharusnya berada. Memudahkan kita dalam menemukan yang kita cari dan akan menghemat waktu dan uang di bisnis kita.

Selamat mencoba, enjoy Continual Improvement Journey.