10 Langkah Mudah Bagi Transisi ISO 9001 : 2008 ke ISO 9001 : 2015

Cara Melakukan Upgrade ISO 9001 : 2008 ke versi 2015

Setelah diterbitkan dua tahun yang lalu masih banyak orang yang bertanya – tanya bagaimana cara melakukan upgrade ISO 9001 : 2008 ke versi 2015, Berikut adalah 10 langkah mudah untuk melakukan “upgrade” ke ISO 9001 : 2015 :

Mengidentifikasi dan menentukan konteks dari Organisasi

Pasal 4.1 dari revisi 2015 adalah persyaratan baru yang mensyaratkan untuk menentukan konteks organisasi. Ini adalah perubahan yang penting, karena pertimbangan ini akan menjadi dasar bagi keseluruhan Sistem Manajemen Mutu (QMS) ataupun system manajemen lain kedepannya. Konteks organisasi adalah semua masalah ekternal dan internal yang dapat mempengaruhi organisasi dalam pencapai tujuannya, atau dapat mempengaruhi kinerja SMM. Dalam konteks termasuk faktor eksternal dan internal. Seperti budaya, sosial, ekonomi, teknologi, dan hukum. Ini dianggap sebagai faktor yang akan mempengaruhi tujuan dan keberlanjutan organisasi. Disarankan agar pertimbangan dan hasil dari proses ini didokumentasikan dalam Kebijakan Mutu Anda, atau dokumen yang setara.

Mengidentifikasi pihak yang berkepentingan (interested party).

Pihak yang berkepentingan adalah orang atau organisasi yang akan menerima atau memberikan dampak dari keputusan atau kegiatan suatu organisasi. Ini masuk dalam pasal 4.2 dalam revisi 2015. Contoh pihak yang berkepentigan adalah pelanggan, karyawan, pimpinan, pemilik, serikat pekerja, regulator, pemerintah, pesaing atau competitor dsb. Pihak-pihak yang disebutkan ini akan terpengaruh atau dapat mempengaruhi segala keputusan yang dibuat oleh perusahaan Anda. Setelah menentukan pihak yang berkepentingan, organisasi harus menentukan kebutuhan dan harapan dari pihak tersebut. Misalnya, Pelanggan menginginkan kualitas produk, harga yang kompetitif dan ketepatan waktu pengiriman. Karyawan menginginkan lingkungan kerja yang nyaman, pengakuan dan penghargaan. Pemilik menginginkan keuntungan yang berkelanjutan dsb. Sama dengan konteks organisasi, disarankan untuk didokumentasikan di pedoman mutu atau dokumen lainnya.

Menentukan Scope (Ruang Lingkup) dan mengidentifikasi proses

Memiliki system manajemen yang efektif bergantung langsung pada bagaimana organisasi mendefinisikan ruang lingkup. Organisasi yang sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2008 sudah memiliki ruang lingkup ini. Akan tetapi sehubungan dengan adanya revisi dengan penambahan pasal 4.1 dan 4.2 diatas, organisasi harus kembali meninjau ruang lingkup dengan mempertimbangkan :

Konteks organisasi (4.1)
Kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan (4.2)
Produk dan layanan yang diberikan oleh organisasi.

Organisasi juga harus menetapkan proses yang dibutuhkan seperti input & output proses, tahapan proses, sumber daya dsb. Dalam organisasi yang sudah memiliki ISO 9001:2008 ini biasanya disebut business process.

Mendemontrasikan kepemimpinan dan komitmen.

Ada perubahan yang jelas dalam persyaratan “kepemimpinan” dalam revisi 2015, yang muncul dalam pasal 5. Revisi tahun 2015 meminta para pemimpin untuk bersikap “aktif” dan bertanggung jawab, daripada peran pasif yang dapat diinterpretasikan pada versi 2008 . Revisi tahun 2015 memberikan tanggung jawab kepada pimpinan organisasi untuk berperan aktif dalam menetapkan kebijakan, ruang lingkup, sasaran strategis, proses, komunikasi, budaya, mendorong komitmen terhadap kualitas, menyediakan sumber daya dan kesempatan pelatihan, dan bahkan “memberi inspirasi untuk mendorong dan mengakui kontribusi dari pihak lain. Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang untuk peran yang relevan diberikan, dikomunikasikan dan dipahami di dalam organisasi. Misalnya, membuat keputusan mengenai isu-isu seperti topik penilaian risiko harus melibatkan kepemimpinan strategis. Berdasarkan pasal 5 ini organisasi tidak lagi dijawibkan menunjuk wakil manajemen. Akan tetapi jika masih dibutuhkan organisasi diperbolehkan tetap menggunakan wakil manajemen, asalkan pimpinan puncak organisasi tetap berperan aktif dalam sistem manajemen tsb.

Menetapkan resiko dan peluang (risk & opportunities)

Ini adalah persyaratan baru dan kunci dari revisi 2015 yang ada dalam pasal 6 dari standar 2015. Risiko dan peluang sekarang perlu dipertimbangkan untuk semua aspek SMM, termasuk semua persyaratan kepatuhan dan bahkan konteks organisasi. Setelah ini, harus ada rencana terdokumentasi tentang bagaimana bisnis harus mengatasi risiko itu. Oleh karena itu, penilaian risiko dan peluang dimaksudkan untuk menjadi bagian integral dari semua komponen SMM dan proses pengambilan keputusan. Tambahkan ini akan meningkatan kepercayaan pada pimpinan dalam mengambil keputusan untuk mencapai sasaran organisai. ISO tidak menentukan secara spesifik bentuk resiko dan peluang tersebut. Untuk mempermudah, organisasi dapat mempertimbangkan resiko dan peluang yang berhubungan dengan :

Kepuasan pelanggan
Keefektifan SMM
Strategy dalam pencapaian sasaran atau target

Menetapkan sasaran (target) dan strategy pencapaiannya

Revisi 2015 mensyaratkan organisasi untuk memastikan bahwa sasaran mutu sesuai dengan arahan strategis perusahaan. Revisi tersebut juga mensyaratkan bahwa rencana untuk mencapai sasaran tersebut harus ditetapkan. Oleh karena itu, penting agar organisasi mendokumentasikan rencana strategi untuk pencapaian sasaran ini. Di versi 2008 organisasi hanya diwajibkan mendokumentasikan sasaran mutu ini, tetapi versi yang baru organisasi wajib mendokumentasikan sasaran mutu dan strategy pencapaian sasaran mutu. Ini yang membedakan dengan versi sebelumnya. Organisasi disarankan melibatkan resiko dan peluang dalam penyusunan rencana pencapaian sasaran ini.

Menyediakan sumber daya termasuk dokumen yang dibutuhkan

Penyediaan sumber daya pada dasarnya tidak berbeda jauh dengan ISO 9001 versi 2008. Hanya dengan adanya beberapa penambahan pasal dan pendekatan resiko & peluang. Komunikasi dan training untuk memberikan dan meningkatkan kompetensi bagi para pelaksana ISO 9001 versi yang baru harus dilaksanakan. Dilain pihak Prosedur dan catatan sekarang didefinisikan dengan istilah “informasi terdokumentasi”. Beberapa dokumen yang tadinya wajib sekarang menjadi hanya diperlukan. Akan tetapi organisasi disarankan mempertahankan dokumen yang sudah ada jika selama ini mendapatkan manfaat dari dokumentasi tersebut. Bentuk informasi yang terdokumentasi juga diberikan kebebasan dalam berbagai media, seperti lembaran kertas, softcopy, video, poster, dsb. Selama proses menyelaraskan dokumentasi ke versi yang baru, ini merupakan kesempatan untuk memperbaiki dokumentasi yang ada. Misalnya, sebagai “informasi terdokumentasi” dan “pendekatan proses”, mengapa tidak mempertimbangkan untuk mengganti beberapa instruksi kerja yang lebih bertele-tele atau rumit dengan satu diagram proses tunggal atau video yang menarik? Ini adalah kesempatan untuk menunjukkan perbaikan yang terus menerus terus-menerus.

Mengontrol semua aktifitas organisasi

Peningkatan kontrol operasional berdasarkan kriteria (kriteria ini bisa berupa informasi yang terdokumentasi, persyaratan ISO 9001:2015, persyaratan pelanggan dsb) yang dinyatakan adalah salah satu tujuan revisi 2015. Organisasi harus menentukan kriteria dan proses untuk layanan dan produk agar disampaikan secara efektif, dan memastikan bahwa dokumentasi dan sumber daya untuk melaksanakannya tersedia. Oleh karena itu, penting agar bukti pelaksanaan dalam bentuk catatan (record) harus mencerminkan peningkatan dan pengendalian operasional ini. Misalnya, pencapaian sasaran harus di monitor dalam bentuk catatan pencapaian sasaran dalam waktu yang sudah ditentukan.

Mengevaluasi kinerja, melakukan internal audit dan tinjauan manajemen

Pasal 9 dari revisi tahun 2015 membahas “Evaluasi Kinerja.” Ini ada persyaratan untuk mengevaluasi keefektifan dan kinerja SMM organisasi, dengan cara yang sama bahwa indikator kinerja utama telah digunakan sebelumnya. Contoh yang mudah untuk dilakukan organisasi dalah evaluasi terhadap pencapaian sasaran mutu, evaluasi terhadap keakuratan dari strategy pencapaian sasaran, evaluasi terhadap masukan dan complain dari pelanggan, evaluasi terhadap kepuasan pelanggan, evaluasi terhadap kinerja supplier dst.

Dilain pihak, internal audit adalah bagian dari evaluasi kinerja tersebut. Untuk menentukan apakah organisasi sudah sesuai dan memenuhi terhadap persyaratan ISO 9001:2015, informasi yang terdokumentasi atau persyaratan dari pelanggan. Serta mengevaluasi kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan. Dan melakukan evaluasi terhadap keefektifan SMM yang ada.

Setelah melakukan internal audit, organisasi diminta melakukan tinjauan manajemen. Organisasi wajib mendokumentasikan kegiatan evaluasi, internal audit dan tinjauan manajamen ini. 3 hal diatas pada dasarnya tidak berbeda jauh dengan hal yang biasa dilakukan organisasi yang sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2008.

Melakukan proses perbaikan yang berkesinambungan

Organisasi harus menentukan dan memilih peluang untuk perbaikan dan menerapkan tindakan yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Bila terjadi ketidaksesuaian, termasuk yang timbul dari keluhan, organisasi harus bereaksi terhadap ketidaksesuaian dan mengambil tindakan untuk mengendalikan dan memperbaikinya. Organisasi harus mempertimbangkan hasil analisis dan evaluasi, dan keluaran dari tinjauan manajemen, untuk menentukan apakah ada kebutuhan atau peluang yang harus ditangani sebagai bagian dari perbaikan terus-menerus.