Apa itu remote audit ?
Remote audit adalah audit yang dilakukan sebagian atau seluruhnya di luar lokasi. Audit tetap akan mencakup semua area tetapi menggunakan teknologi digital untuk mendukung penilai dimana kunjungan ke lokasi tidak dimungkinkan.
Apa yang harus saya harapkan?
Audit jarak jauh memiliki durasi yang sama dengan audit di lokasi pelanggan. Auditee akan dihubungi dan berkomunikasi melalui layanan konferensi untuk sebagian besar durasi audit.
Audit jarak jauh juga paling baik dilakukan menggunakan berbagi layar. Ini mengurangi jumlah data dan informasi yang harus ditransfer dari organisasi ke WQA. Organisasi akan diminta untuk mengirim beberapa dokumen yang dibutuhkan melalui email ke auditor untuk ditinjau. Setiap informasi yang organisasi kirimkan kepada akan dikelola sesuai dengan kebijakan kerahasiaan data di WQA .
Peralatan apa yang dibutuhkan untuk Remote Audit ?
Audit jarak jauh sangat bergantung pada teknologi. Ada beberapa peralatan logistik sederhana yang perlu disiap untuk audit jarak jauh :
- Sistem yang akan memungkinkan panggilan konferensi online (dengan video jika memungkinkan) seperti Skype, WA video call, Webex, Zoom, dll .
Auditor yang akan akan menghubungi terlebih dahulu untuk proses auditnya. - Jika konektivitas online tidak memungkinkan, auditor dapat berkomunikasi melalui email dan menindaklanjuti dengan panggilan telepon
- Harap pastikan Anda terbiasa dengan teknologi sebelum audit Anda untuk menghindari penundaan yang tidak perlu.
Siapa yang terlibat dan apa yang harus dipersiapkan selama Remote Audit ?
1. Auditee / Personal untuk proses wawancara atau interview seperti audit normal
- MR atau HSE atau orang yang bertanggung jawab untuk keseluruhan audit;
- Orang yang bertanggungjawab untuk area yang akan diaudit.
- Pimpinan atau yang mewakili jika masuk ke rencana audit (audit plan) serta ikut berpartisipasi dalam opening dan closing meeting.
- Proses intern
2. Dokumentasi untuk tinjauan dokumen
- Dokumen ini bisa di kirimkan terlebih dahulu melalui layar atau google drive, atau di komunikasi kan melalui layar (share document) secara langsung ketika audit berlangsung.
- WQA akan menjamin kerahasiaan dokumen tersebut.
3. Site audit untuk observasi
- Untuk skema tertentu dimana audit mewajibkan untuk menilai langsung area yang audit, bisa menggunakan webcam atau video call yang ada di mobile phone.
- Jika penggunaan teknologi ini tidak memungkinkan, misalnya karena kerahasiaan, pengacakan signal, alasan kesehatan dan keselamatan atau penutupan lokasi sementara, maka area tersebut akan di audit pada audit berikutnya.
Apa yang terjadi jika konektivitas tidak berfungsi pada hari itu?
Auditor akan mencoba melanjutkan audit sedapat mungkin. Jika ada masalah dengan konektivitas selama audit jarak jauh, maka auditor akan berusaha untuk menyelesaikan audit melalui telepon.
Dokumen-dokumen umum yang bisa dikirim melalui email terlebih dahulu:
- Catatan pencapaian sasaran
- Catatan pemeliharaan dan atau kalibrasi (jika ada)
- Catatan kompetensi
- Bukti evaluasi supplier
- Catatan audit internal
- Rencana audit internal
- Catatan dan risalah tindakan tinjauan manajemen
- Catatan ketidak sesuaian atau komplain
- Tindakan perbaikan
- Dokumentasi penyempurnaan
- Daftar risiko termasuk HIRADC dan Aspek & dampak
- Dokumentasi yang mendukung proses bisnis inti (jika mungkin)
Remote audit ini diberlakukan hanya dalam kondisi darurat yang tidak memungkinkan dilakukannya audit secara langsung.
Selama proses remote audit disadari akan ada beberapa hal yang tidak terselesaikan, auditor akan mencatat hal tersebut untuk dipastikan akan di audit secara mendalam pada audit selanjutnya.
Salam sehat & improvement 🙏🙏
