Standar ISO 18091

Salah satu tantangan besar yang dihadapi masyarakat saat ini adalah kebutuhan untuk mengembangkan dan mempertahankan kepercayaan warga negara terhadap pemerintah dan lembaga mereka. Dalam menghadapi tantangan ini, pemerintah daerah memiliki misi untuk memungkinkan pengembangan masyarakat lokal yang bertanggung jawab secara sosial dan berkelanjutan.

Mencapai dan mempertahankan kualitas tingkat tinggi dalam cara pemerintah daerah beroperasi dapat menghasilkan kemakmuran ekonomi dan pembangunan sosial yang berkelanjutan di tingkat lokal. Ini termasuk berinteraksi dengan kebijakan nasional dan regional dengan cara yang koheren, konsisten dan kompatibel.

Warga mengharapkan pemerintah daerah untuk menyediakan produk dan layanan publik berkualitas tinggi seperti keselamatan dan keamanan, jalan yang terpelihara dengan baik, transportasi umum, pemrosesan dokumen yang efisien, transparansi dan aksesibilitas informasi publik, kesehatan, pendidikan dan infrastruktur, antara lain. Warga ingin pemerintah daerah untuk mewakili mereka dan untuk melindungi atau meningkatkan cara hidup mereka.

Jaringan kebijakan publik yang lebih kuat, andal, dan efektif dapat dibangun di tingkat nasional, regional, dan internasional jika pemerintah daerah mengadopsi sistem manajemen mutu dengan tujuan untuk meningkatkan produk dan layanan publik mereka.

Peningkatan kinerja pemerintah daerah dapat merangsang seluruh sistem pemerintahan untuk memberikan hasil yang lebih baik secara keseluruhan. Menerapkan pendekatan yang koheren di seluruh pemerintahan dapat membantu menciptakan pemerintahan yang andal dan berkelanjutan di tingkat lokal, regional, dan nasional.

Sektor publik adalah penyedia layanan terbesar di negara mana pun, menawarkan beragam layanan yang secara langsung memengaruhi kehidupan penduduk. Tantangannya banyak, paling tidak menyeimbangkan harapan warga dengan keterbatasan anggaran, dampak lingkungan dan perubahan demografis. Di masa ekonomi yang sulit ini, pemerintah daerah perlu mengelola sumber daya dan proses yang tersedia secara efektif dan bekerja sama sebagai suatu sistem.

ISO telah menerbitkan standard ISO 18091:2019, Sistem manajemen mutu – Pedoman penerapan ISO 9001 di pemerintah daerah , membuat perbedaan yang nyata. Standar ini diperbarui bertujuan untuk membantu otoritas lokal mempertahankan layanan tingkat tinggi sambil meningkatkan keberlanjutan. Ini menyediakan model dan alat diagnostik untuk menerapkan sistem manajemen mutu yang komprehensif yang akan berkontribusi untuk membuat otoritas lokal menjadi efisien dan dapat diandalkan.

Menurut pakar pemerintah lokal Carlos Gadsden, Ketua komite teknis yang merevisi standar, kita dapat membangun pemerintah regional, nasional, dan global yang lebih kuat hanya dengan memperkuat integritas dalam pemerintahan lokal. Dia berkata: “ISO 18091 merupakan alat yang sangat baik bagi pemerintah daerah untuk meyakinkan warga bahwa kebutuhan dan harapan mereka sepenuhnya dipahami dan dipenuhi secara konsisten dan tepat waktu.”

Apa itu ISO 18091

ISO 18091 adalah standar ISO pertama yang ditujukan untuk sektor publik yang memberikan pedoman penerapan ISO 9001 di pemerintah daerah, dengan mempertimbangkan konteks di mana ia beroperasi. Ini telah diperbarui untuk memasukkan persyaratan ISO 9001:2015 untuk sistem manajemen mutu dan serangkaian lampiran untuk membantu pengguna mendapatkan hasil maksimal dari standar, termasuk metodologi diagnostik bagi otoritas lokal untuk mengevaluasi ruang lingkup dan kematangan proses mereka dan jasa.

Manfaat ISO 18091

Standar ini memberikan pedoman bagi pemerintah daerah dalam memahami dan menerapkan sistem manajemen mutu yang memenuhi persyaratan ISO 9001:2015, dalam rangka memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan/warganya dan semua pihak terkait lainnya dengan menyediakan produk & layanan secara konsisten.

Ini mempromosikan penerapan sistem manajemen mutu secara bertanggung jawab dan akuntabel, melalui penerapan ISO 9001 secara komprehensif. Pedoman ini tidak menambah, mengubah atau memodifikasi persyaratan ISO 9001.

Buat Siapa ISO 18091

Hal ini berlaku untuk semua proses di pemerintah daerah di semua tingkatan (yaitu strategis, taktis-manajerial dan operasional) untuk membentuk sistem manajemen mutu yang komprehensif yang berfokus pada pemerintah daerah mencapai tujuannya. Karakter komprehensif dari sistem ini sangat penting untuk memastikan bahwa semua bidang pemerintah daerah memiliki tingkat keandalan tertentu (yaitu efektivitas proses).

Lampiran A, sebagai titik awal bagi pengguna dokumen ini, memberikan metodologi diagnostik bagi pemerintah daerah untuk mengevaluasi cakupan dan kematangan proses serta produk dan layanan mereka.

Lampiran B memberikan proses yang diperlukan untuk menyediakan produk dan layanan yang andal kepada pelanggan/warga negara.

Seperti yang dijelaskan Gadsden, ini bukan hanya dokumen teknis, tetapi juga alat penting bagi politisi untuk membuat “layak secara politik” apa yang secara teknis sangat diperlukan di pemerintah daerah dan wilayah mereka. “Pemerintah daerah dapat menggunakan lampiran ini untuk menilai kemajuan mereka di seluruh 17 Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). PBB dan memastikan kesinambungan kinerja administrasi yang diperlukan untuk mempertahankan pelaksanaan SDG di tingkat lokal”, katanya. “Ini akan membantu mereka menjadi lebih efisien, sehingga menghemat sumber daya, menerapkan pengambilan keputusan berbasis bukti, meningkatkan keterlibatan dan, pada akhirnya, menanamkan SDG dalam konteks lokal.”

Standar ini disiapkan oleh Komite Teknis ISO/TC 176, Manajemen mutu dan jaminan mutu .

Edisi kedua ini membatalkan dan menggantikan edisi pertama ( ISO 18091:2014 ), yang telah direvisi secara teknis. Perubahan utama dibandingkan dengan edisi sebelumnya adalah:

Pedoman untuk ISO 9001:2015 telah diperbarui;
Struktur telah diubah menjadi struktur tingkat tinggi ISO untuk standar sistem manajemen;
Lampiran A dan B telah dialihkan;
Lampiran A telah diperbarui, termasuk menambahkan referensi ke Tujuan Pembangunan Berkelanjutan PBB;
Deskripsi observatorium warga telah ditambahkan dalam Lampiran baru C;
Contoh bagaimana menggunakan dokumen ini dengan sistem penilaian pemerintah daerah lainnya telah ditambahkan dalam Lampiran D yang baru .

Dokumen ini mendukung penerapan tujuh prinsip manajemen mutu dari ISO 9000 kepada pemerintah daerah .

Relevansi ketujuh prinsip manajemen mutu bagi pemerintah daerah adalah sebagai berikut.

Fokus pelanggan/warga: Pemerintah daerah hadir untuk melayani pelanggannya, yaitu warganya. Oleh karena itu, kebutuhan dan harapan warga harus menjadi prioritas dalam rencana dan program pemerintah daerah.
Kepemimpinan: Manajemen puncak adalah kepala pemerintah daerah dan harus menciptakan visi dan memberikan arahan kepada semua pihak (misalnya pegawai negeri dan relawan) untuk mencapai tujuan dan sasaran yang memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan/warga.
Keterlibatan masyarakat: Semua orang harus terlibat dalam proses pemerintah daerah, termasuk partisipasi sukarela dan warga yang mengambil bagian dalam kegiatan pemerintah daerah. Orang yang terlibat berkomitmen penuh dan terikat secara emosional dengan organisasi, tujuan dan sasarannya. Mereka bekerja dengan antusias dan bangga dengan pekerjaan mereka. Prinsip ini membayangkan memastikan tingkat motivasi yang tinggi secara berkelanjutan.
Pendekatan proses: Kerangka logis dan pendekatan untuk menghasilkan pemerintah daerah harus didasarkan pada proses yang menggambarkan elemen-elemen seperti visi dan rencana jangka panjangnya, dan bahkan kegiatan sehari-hari wilayah pemerintah daerah.
Peningkatan: Sangat penting bagi pemerintah daerah untuk mempertahankan kinerjanya dan mencari peluang baru untuk meningkatkan prosesnya dan meningkatkan kepuasan pelanggan/warganya.
Pengambilan keputusan berbasis bukti: Penggunaan bukti dan analisis data harus memberikan dasar untuk meningkatkan sistem manajemen mutu dan prosesnya.
Manajemen hubungan: Pemerintah daerah harus memperhatikan bagaimana hubungannya dengan pelanggan/warga, penyedia dan mitra eksternal, dan hubungan horizontal dan vertikalnya.

Sumber :